Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ thiết yếu của quản lý. Số lượng nhân viên thì nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy sự minh bạch trong vai trò và trách nhiệm sẽ có ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu suất làm việc của nhân viên trong các công ty.
Ngoài ra, sự phân chia công việc rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên không bị mất động lực làm việc cũng như tâm lý căng thẳng. Để phân công công việc hiệu quả, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm đối với các nhiệm vụ.
Tiếp đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ nên thực hiện những nhiệm vụ nào cũng như cách thực hiện những nhiệm vụ này. Hơn nữa, nhà lãnh đạo cũng nên nói mình mong muốn như thế nào khi nhân viên làm việc, kết quả cuối cùng ra sao. Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.
Vai trò của kỹ năng phân công công việc
Đảm bảo hiệu suất, chất lượng công việc
Đảm bảo hiệu quả, chất lượng công việc là một trong những lợi ích lớn nhất mà kỹ năng tổ chức, phân công công việc mang lại. Khi biết cách sắp xếp một cách khoa học, mọi việc sẽ diễn ra đúng tiến độ, theo đúng kế hoạch đã đặt ra. Nhân viên được phân công công việc phù hợp với năng lực của mình cũng sẽ làm việc hiệu quả hơn, tránh được sự chán nản trong công việc.
Khi đó, những người ở vị trí quản lý sẽ phải dành ít thời gian để sửa lỗi, tìm kiếm thông tin hay khắc phục sự cố không đáng có. Tiết kiệm được thời gian cho những việc vặt đồng nghĩa với việc nhiều công việc có ích, hiệu quả cao khác được thực hiện.
Không chỉ có ích về mặt quản lý thời gian hay hiệu suất làm việc mà kỹ năng tổ chức và phân công công việc còn tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong công ty chia sẻ thông tin, cách thức và kinh nghiệm làm việc với những người khác; tạo nên một quy trình làm việc nhóm hiệu quả cao.
Giúp các nhân viên thấu hiểu lẫn nhau
Khi nhân viên làm việc cùng nhau, dù là ở trong một nhóm hay đơn giản là trong một phòng ban thì ai cũng cần biết các kỹ năng mềm nào, kinh nghiệm nào là cần thiết và ai có thể giúp đỡ mình hoàn thành nhiệm vụ. Khi mà các thành viên có sự hiểu biết về điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của các thành viên khác trong nhóm thì thường sẽ dễ hiểu được vai trò, trách nhiệm của từng người và cả nhóm. Vì vậy, quản lý cũng sẽ dễ dàng giao việc nếu mọi hiểu họ phù hợp với nhiệm vụ nào và họ cần làm nội dung gì.
Tạo mối quan hệ và hỗ trợ nhân viên
Một yếu tố quan trọng trong việc giao việc cho nhân viên là người lãnh đạo cần có mối quan hệ tốt với nhân viên của mình. Nhân viên cảm thấy tin tưởng lãnh đạo của mình thì sẽ sẵn sàng hỏi những câu hỏi liên quan đến công việc để hiểu rõ mình cần làm gì. Bên cạnh sự tin tưởng, tạo dựng mối quan hệ tốt khiến cho mọi người quý mến nhau hơn. Quản lý có mối quan hệ tốt với nhân viên thì sẽ dễ nói chuyện về công việc hơn.
Phát triển kỹ năng lãnh đạo
Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng giao tiếp tốt để nhân viên hiểu được việc họ cần làm là gì. Trong trường hợp này, hãy nói thật bình tĩnh và rõ ràng, truyền đạt thông tin chính xác và sẵn sàng lắng nghe nhân viên. Hơn nữa, kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên cũng rất quan trọng khi phân bổ công việc nên hãy chú ý đến sở thích và nguyện vọng của nhân viên. Đối với những nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật,... đảm nhận các nhiệm vụ khó khăn thì tính thuyết phục của những người lãnh đạo lại rất quan trọng.
Vận dụng kỹ năng tổ chức, phân công công việc vào thực tế
Các bước sau đây có thể giúp kỹ năng phân công công việc của bạn trở nên tốt hơn:
Nói chuyện trực tiếp
Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo nhân viên của bạn hiểu vai trò của họ là nói chuyện trực tiếp với họ. Hãy nói những gì bạn cần từ họ một các rõ ràng chứ đừng hy vọng rằng nhân viên sẽ đọc được suy nghĩ của bạn. Ngoài ra, điều quan trọng là phải bao quát trách nhiệm của nhân viên từ những gì họ muốn làm cho đến những gì họ không muốn. Hơn nữa, hãy để nhân viên đặt câu hỏi cả trong lúc bạn giao việc và lúc họ tiến hành công việc.
Đưa ra feedback
Một cách để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên chính là đưa ra feedback. Khi có feedback từ lãnh đạo, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về việc họ cần làm gì, cần thay đổi gì để công việc hiệu quả hơn. Người lãnh đạo cũng cần nói chuyện trực tiếp với nhân viên khi đưa ra feedback về mong muốn nhân viên sẽ cần phải thay đổi như thế nào và thẳng thắn khen ngợi nhân viên khi họ làm tốt.
Kiểm tra thường xuyên
Ngoài việc đưa ra các feedback thường xuyên thì lãnh đạo cũng cần thảo luận với nhân viên để giao việc phù hợp, đặc biệt là với các nhân viên mới vào, chưa hiểu hết về công việc cũng như văn hóa công ty. Vì vậy, lãnh đạo sẽ cần hướng dẫn và thường xuyên nhắc nhở họ về các nhiệm vụ ưu tiên trong ngày và các nhiệm vụ định kỳ. Tuy nhiên, bạn cũng cần để ý đến những nhân viên khác của công ty giàu kinh nghiệm hơn. Ngoài ra, lãnh đạo cũng cần trao đổi thẳng thắn với nhân viên khi họ gặp vấn đề với các việc như bắt đầu một dự án mới, làm thêm việc nào hoặc làm việc với vai trò mới. Về cơ bản thì nếu có bất kỳ thay đổi xảy ra trong bộ phận, hãy nói với nhân viên để họ có thể nắm được.
Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng tổ chức, phân công công việc
Có rất nhiều cách khác nhau giúp bạn rèn luyện và phát triển kỹ năng tổ chức trong công việc, bao gồm:
Chuẩn bị từ trước
Cách tốt nhất để có một ngày làm việc hiệu quả là có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho nó từ trước. Bạn cần biết chắc chắn những việc mình cần làm vào ngày mai và chuẩn bị trước khi rời khỏi công ty ngày hôm nay. Như vậy vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian chuẩn bị vào ngày hôm sau lại giúp bạn có những hình dung nhất định về công việc. Và biết đâu bạn sẽ có ý tưởng để làm tốt hơn, nhanh hơn.
Lập danh sách những việc cần làm
Khi lên kế hoạch cho ngày mới, hãy viết ra thành một danh sách cụ thể những việc mà bạn cần làm và sau đó dần dần gạch bỏ những công việc đã hoàn thành. Thói quen này sẽ giúp bạn không bị bỏ lỡ bất cứ công việc quan trọng nào, đồng thời tạo cảm giác hài lòng, thỏa mãn mỗi khi hoàn thành công việc.
Hạn chế tối đa những tác động từ bên ngoài
Bạn có thể đã nằm lòng quy tắc này nhưng trên thực tế, những tác động từ bên ngoài vẫn khiến bạn lãng phí không ít thời gian. Đó là lý do tại sao bạn cần phải có danh sách việc cần làm và phải theo sát danh sách đó. Trong quá trình làm việc, hãy tránh xa những thứ có thể gây sao nhãng như điện thoại di động, đồng nghiệp mất trật tự hay cuộc trò chuyện vô bổ,...
Phân công công việc hợp lý, công bằng
Kỹ năng tổ chức và phân công công việc là đặc biệt quan trọng khi bạn đảm nhận vị trí quản lý, lãnh đạo trong công ty. Bạn cần phải nắm rõ năng lực của từng nhân viên, chuyên môn của mỗi người và phân công cho họ những công việc phù hợp. Số lượng công việc cũng phải công bằng; không để một người làm cùng lúc 2 - 3 dự án trong khi người khác lại không có việc để làm.
Kỹ năng hợp tác là gì? làm sao để phát triển kỹ năng này trong công việc?
Hợp tác để cùng phát triển là nguyên tắc hàng đầu để nâng cao hiệu suất công việc đồng thời phát triển, nâng cao năng lực bản thân. Dù vậy, không phải ai cũng hiểu chính xác kỹ năng hợp tác là gì và các phương pháp để rèn luyện, ứng dụng kỹ năng này tại nơi làm việc.
"Muốn đi nhanh, hãy đi một mình - Muốn đi xa, hãy đi cùng người khác", đây là một quan điểm hoàn toàn đúng đắn vì dù cho bạn có giỏi đến đâu, có năng lực thế nào nhưng bạn sẽ không thể thành công nếu chỉ làm việc một mình, không biết hợp tác với người khác. Nhiều người, nhiều ý tưởng, nhiều năng lượng tích cực và nỗ lực sẽ giúp công việc thuận lợi. Dĩ nhiên, để thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác mà trong đó, mỗi thành viên đều tích cực thì không hề đơn giản và cần có thời gian.
Kỹ năng hợp tác là gì? Vì sao nó quan trọng?
Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng hợp tác là kỹ năng mà nhờ đó, bạn có thể làm việc tốt với những người khác. Hầu hết các môi trường làm việc đều yêu cầu sự hợp tác, vì vậy những kỹ năng này đều rất cần thiết, cho phép chúng ta hiểu và chấp nhận các quan điểm trái chiều, đáp ứng các kỳ vọng công việc và xây dựng mối quan hệ tích cực với sếp, đồng nghiệp.
Về cơ bản, để hợp tác thành công sẽ cần những người tham gia có tinh thần hợp tác và tôn trọng lẫn nhau. Các nhà tuyển dụng thường tìm kiếm gắn kết nhân viên những nhân viên hoạt động hiệu quả như một phần của nhóm và sẵn sàng cân bằng thành tích cá nhân với các mục tiêu chung. Để phát triển kỹ năng hợp tác thì kỹ năng teamwork (làm việc nhóm) là không thể thiếu.
Ý tưởng về kỹ năng hợp tác có vẻ dễ dàng nhưng trên thực tế nó không dễ để thỏa hiệp, bày tỏ quan điểm, lắng nghe và đưa ra ý kiến cũng như thuyết phục người khác. Mỗi người trong một nhóm đều có điểm mạnh và điểm yếu, sở thích giao tiếp và mục tiêu cá nhân khác nhau. Bên cạnh đó, văn hóa công ty cũng ảnh hưởng đến sự hợp tác. Một số công ty coi trọng sự hợp tác và cung cấp đào tạo về cách cộng tác, trong khi những công ty khác cho rằng sự hợp tác sẽ diễn ra một cách tự nhiên.
Kỹ năng hợp tác trong một công việc có thể bao gồm:
Giữ thông tin liên lạc cởi mở và không cố ý giữ lại thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ chung.
Đạt được sự đồng thuận về các mục tiêu và phương pháp hoàn thành các dự án hoặc nhiệm vụ.
Công nhận sự đóng góp của những người khác trong nhóm của bạn.
Xác định trở ngại và cùng nhau giải quyết các vấn đề một cách hợp lý khi nó xảy ra dù đó là lỗi của ai.
Đặt các mục tiêu của nhóm lên trên sự hài lòng và ý kiến cá nhân (đặc biệt quan trọng là người lãnh đạo).
Xin lỗi vì những sai lầm của bản thân, tha thứ cho những sai lầm của người khác.
Cách cải thiện kỹ năng hợp tác tại nơi làm việc
Thúc đẩy một môi trường cởi mở
Để cải thiện kỹ năng hợp tác tại nơi làm việc, điều quan trọng là bạn phải để đồng nghiệp biết rằng phản hồi và ý kiến của họ được hoan nghênh. Nếu bạn hay bất kỳ ai khác trong nhóm liên tục phủ định ý tưởng của họ thì dần dần, họ sẽ ngại giao tiếp và giữ im lặng - những điều tối kị nếu muốn hợp tác với nhau. Cuối cùng, kết quả là bạn sẽ bỏ mất cơ hội hợp tác với đồng nghiệp, vô tình lướt qua những ý tưởng thú vị có khả năng cải thiện toàn bộ dự án. Để thúc đẩy môi trường hợp tác cởi mở hơn, bạn có thể:
Giao lưu với mọi người nhiều hơn: Cho dù là trong giờ nghỉ trưa hay sau giờ làm việc, bạn và nhóm của mình càng giao lưu nhiều với nhau thì mọi người sẽ càng thoải mái hơn khi thảo luận về công việc.
Giữ cho các cuộc họp ở quy mô vừa phải và thân mật: Các cuộc họp mang đến cho nhóm của bạn cơ hội nắm bắt tình trạng của tất cả công việc, dự án. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều người tham gia thì chưa chắc đã hiệu quả bằng việc chỉ những người liên quan. Một cuộc họp nhỏ và không khí thân thiện sẽ giúp mọi người thẳng thắn, thoải mái hơn khi đưa ra quan điểm hay đề nghị hợp tác.
Cải thiện giao tiếp ở nơi làm việc
Để nâng cao kỹ năng hợp tác và ứng dụng nó vào môi trường làm việc thực tế, bạn cũng không thể không cần kỹ năng giao tiếp. Có nhiều cách để cải thiện giao tiếp ở nơi làm việc, nhưng một phương pháp nhanh chóng và dễ dàng là hãy hòa đồng, thẳng thắn nhưng không vô duyên. Quan tâm đúng mực, cư xử lễ độ và lịch sự sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp để hợp tác dễ dàng hơn.
Xem xét tất cả các quan điểm
Những người khác nhau sẽ có trải nghiệm khác nhau dựa tùy theo vị trí công việc, bộ phận mà họ làm việc. Vì lý do này, điều quan trọng là phải xem xét tất cả các quan điểm khi cộng tác trong một dự án. Sự hợp tác thành công liên quan đến sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhóm và các phòng ban.
Giả sử bạn đang tạo một chiến dịch ra mắt sản phẩm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù nhóm tiếp thị thường chịu trách nhiệm này nhưng rõ ràng nếu muốn thành công, bạn phải tham khảo ý kiến của các bộ phận khác:
Nhóm phát triển sản phẩm có thể cung cấp phản hồi về thông tin kỹ thuật mà bạn đưa vào sản phẩm.
Đội ngũ bán hàng sẽ hướng dẫn bạn về giá cả và các ưu đãi đặc biệt.
Nhóm pháp lý sẽ kiểm tra các quy định, điều khoản liên quan.
Tìm công cụ cộng tác phù hợp
Sử dụng công cụ cộng tác có thể cải thiện đáng kể năng suất của bạn và tăng tốc quá trình hoàn thành dự án. Nó làm giảm nhu cầu gửi email qua lại và giúp bạn không mất thời gian gửi các bản nháp mới xung quanh văn phòng. Với rất nhiều quan điểm khác nhau cần xem xét, điều quan trọng là phải tìm ra các công cụ phù hợp để cộng tác hiệu quả trong các dự án, công việc. Nhờ có công cụ, việc hợp tác không bị gián đoạn mà còn nâng cao năng suất, chất lượng công việc. Nếu bạn là quản lý, hãy cân nhắc đến việc trang bị các công cụ này, còn nếu là nhân viên, bạn đừng ngại đề xuất hoặc nỗ lực làm quen để ứng dụng công nghệ vào giải quyết công việc.
Một số điều cần lưu ý khi chọn công cụ hợp tác để làm việc là:
Thực sự hữu ích.
Được tối ưu hóa cho điện thoại di động.
Có khả năng tương thích trên nhiều nền tảng.
Dễ sử dụng.
Chi phí hợp lý.
Không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của kỹ năng hợp tác trong công việc. Ngoài ra, khả năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề... đều là những kỹ năng mềm mà bạn nên chú trọng rèn luyện.
Cách phát triển kỹ năng lãnh đạo hiệu quả
Giao tiếp tốt
Giao tiếp là cần thiết để tạo dựng các mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng vậy. Vì lẽ đó, nếu là lãnh đạo, bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt, diễn đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng để nhân viên có thể hiểu được những gì bạn đang yêu cầu họ làm. Bên cạnh đó, hãy xây dựng một môi trường thân thiện bằng cách trò chuyện trực tiếp và để nhân viên có thể tự do bày tỏ suy nghĩ và mối quan tâm của họ. Theo đó, nhân viên của bạn sẽ tin tưởng bạn hơn vì bạn là một nhà lãnh đạo mà họ có thể nói chuyện cởi mở.
Tư duy cho nhân viên "sai để trưởng thành"
Nhiều người vẫn nghĩ rằng làm sai thì phải bị phạt, nhưng là người lãnh đạo, bạn không nên suy nghĩ như vậy. Để nhân viên của mình sáng tạo hơn trong công việc, hãy bỏ qua cho họ một số lần sai lầm bởi vì con người thì không ai hoàn hảo cả. Nếu nhân viên biết họ sẽ không bị phạt vì đưa ra một ý tưởng hoặc giải pháp không hiệu quả, họ sẽ có động lực để suy nghĩ theo hướng mới để từ đó tạo ra những ý tưởng tốt, sáng tạo hơn. Hiểu đơn giản thì đây là "sai để trưởng thành".
Phát triển tầm nhìn
Một người quản lý, trưởng phòng hay lãnh đạo cần thể hiện mình là người có cái nhìn lạc quan về tương lai. Để phát triển tầm nhìn, nhà lãnh đạo sẽ cần phải lập các kế hoạch chiến lược dài hạn cho phòng ban mình quản lý. Theo cách này, khi cấp dưới nhận thức được mục tiêu của team là gì, họ sẽ có động lực hơn để hoàn thiện phần việc của mình để thực hiện mục tiêu chung của cả team.
Đam mê với công việc
Để thành công trong công việc thì trước tiên ai cũng cần phải có đam mê và một nhà lãnh đạo cũng vậy, thậm chí là lãnh đạo còn cần phải truyền được đam mê ấy cho cấp dưới của mình.
Nếu một lãnh đạo biết team mình gặp nhiều khó khăn mà vẫn nhiệt tình và lạc quan với công việc thì nhân viên sẽ noi theo được. Điều này còn đúng hơn với những môi trường nhiều thách thức như trường học. Nếu là hiệu trưởng, bạn phải luôn khơi dậy niềm tin mãnh liệt về vai trò của nhà trường trong giáo dục thế hệ trẻ để từ đó cán bộ công nhân viên có thể đoàn kết để đối diện với nhiều khó khăn gặp phải trong nghề, hoàn thành mục tiêu lớn trong sự nghiệp trồng người.
Thấu hiểu bản thân
Nhà lãnh đạo cần hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để từ đó thay đổi. Khi phát huy được những điểm mạnh và khắc phục được những điểm yếu thì chắc chắn nhiều thành công sẽ đến với nhà lãnh đạo đó trong tương lai.
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp tư vấn quảng cáo ngoài trời, in hiflex khổ lớn, In PP, In decal... Chuyên Tư Vấn, Thiết Kế, Thi Công Bảng Hiệu, Hộp Đèn Quảng Cáo, Mặt Dựng Alu. Với Chất Lượng Hàng Đầu Hcm, Thi Công Chuyên Nghiệp, Giá Cả Cạnh Tranh,. Chuyên in khổ lớn quảng cáo CÔNG TY TNHH IN ẤN QUẢNG CÁO SONG PHÁT..., in khổ lớn, công ty in khổ lớn, in song phát, in hiflex khổ lớn, thi công bảng hiệu khổ lớn, công ty in tphcm, in ấn quảng cáo khổ lớn, xưởng in khổ lớn, xưởng in song phát, in hiflex song phát, in hiflex giá rẻ.
Website: https://inkholon.com.vn/
0 nhận xét:
Đăng nhận xét