Bằng cách hệ thống công việc, nhà quản trị có thể biết được số lượng công việc hàng ngày, hàng tuần là bao nhiêu, theo dõi những công việc nào đang còn tồn đọng, chưa được xử lý hay tình trạng thực tế của các dự án mà công ty đang thực hiện.
Liệt kê các dự án và rà soát lại các mục tiêu mà nhà quản trị đang đặt ra. Hãy đánh giá các dự án quan trọng, hay tăng giảm các mục tiêu để phù hợp hơn với tình hình từng doanh nghiệp.
Một hệ thống tốt không chỉ giúp mở rộng tầm nhìn của các nhà quản trị mà còn có thể giúp thao tác tạo lập quy trình xử lý công việc trơn tru, nhanh gọn hơn, hiệu quả hơn.
Lưu trữ tài liệu
Đối với một số doanh nghiệp, vấn đề lưu trữ tài liệu luôn được đặt lên hàng đầu. Việc lưu trữ tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát cũng như quản lý thông tin hoặc các tài liệu quan trọng.
Ngoài ra, khi điều hành một công ty lớn, bảo mật thông tin là vô cùng cần thiết. Nếu việc lưu trữ tài liệu cẩu thả sơ sài thì rất dễ xảy ra rò rỉ hoặc thất lạc, điều này có thể gây ảnh hưởng xấu hay nặng nề hơn nữa là tạo ra rắc rối về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.
Quy trình lưu trữ có thể được thực hiện bằng cách hệ thống hóa các thông tin, tài liệu một cách gọn gàng, ngăn nắp để dễ tìm kiếm và sử dụng ngay khi cần thiết.
Hiện nay, có hai hình thức lưu trữ phổ biến là lưu trữ “cứng” và “mềm”. Vậy thế nào là lưu trữ mềm?
Lưu trữ mềm là một cách gọi khác của việc “số hóa quy trình doanh nghiệp” tài liệu, lưu trữ ở các tệp tin trên máy tính hoặc các trang lưu trữ online với tính năng bảo mật cao.
Ngược lại, lưu trữ cứng là in ấn tất cả những tài liệu, thông tin ra giấy sau đó hệ thống, sắp xếp theo đúng nơi đã được quy định của doanh nghiệp.
Những cách này giúp nhân viên, các bộ phận dễ dàng nâng cấp, mở rộng, cập nhật tối ưu những thông tin mới mà không sợ làm xáo trộn hệ thống thông tin của doanh nghiệp.
Lên kế hoạch
Vì sao phải lên kế hoạch cho mọi thứ? Vì khi vạch ra sẵn những việc mà chúng ta cần phải làm sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều công sức cũng như hiểu rõ được làm cách nào để sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Định hướng mục tiêu mỗi ngày cũng trở nên rõ ràng hơn. Mục tiêu rõ ràng giúp chúng ta không bị “lạc đường” hay chểnh mảng trong công việc.
Hãy tạo thói quen luôn lên kế hoạch, đặt mục tiêu theo mốc thời gian để có động lực hoàn thành tốt. Lập bảng theo dõi tiến độ để biết được hiệu suất làm việc của mình đến đâu và có những đầu việc nào chưa làm tốt, hay những đầu việc nào cần được hoàn thiện thêm nữa.
Đây cũng là một trong những phương pháp biến mỗi ngày làm việc của chúng ta trở nên năng suất, có động lực hơn rất nhiều.
Phân chia công việc
Nhà quản trị cần lưu ý đề cao vấn đề quản lý công việc, tránh tình trạng đùn đẩy vô tư, thiếu trách nhiệm, dây dưa kéo dài hạn hoàn thành.
Với cách làm này, những nhiệm vụ quan trọng nhưng không hối thúc về mặt thời gian nên được ưu tiên. Đối với những công việc không quan trọng nhưng yêu cầu gấp về hạn nộp, chúng ta có thể chuyển giao cho những bộ phận thích hợp và có năng lực xử lý.
Không nên ôm đồm quá nhiều việc không thuộc trách nhiệm của mình để tránh tình trạng tồn đọng công việc, dẫn đến sự sụt giảm về chất lượng do thiếu hụt thời gian.
Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp
Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ trong thời đại hiện nay, vấn đề quản lý công việc không còn là những câu hỏi không có hồi kết cho các nhà quản trị.
Lựa chọn áp dụng phần mềm quản lý công việc thông minh ngoài giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, tiền bạc cho công ty thì còn thể mang đến những hiệu quả vượt bậc về mặt chất lượng công việc.
Văn hóa doanh nghiệp – Trao và nhận danh thiếp
Đối với người Nhật, việc trao đổi danh thiếp không chỉ đơn thuần là việc trao đổi một mảnh giấy bình thường, mà đó là một cử chỉ, hành vi nền tảng mở đầu cho một mối quan hệ song phương tốt đẹp. Buổi gặp gỡ, trao và nhận danh thiếp luôn diễn ra một cách trang trọng. Người nhận sẽ nhận bằng hai tay, sau đó đọc các thông tin bằng giọng to và rõ, rồi đặt chúng bên cạnh mình. Điều này sẽ khiến cho đối tác cảm thấy được coi trọng.
Văn hóa không ngại thử thách, nỗ lực cầu tiến
Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp ở Nhật Bản bắt đầu với quy mô vừa và nhỏ nhưng không lâu sau lại có thể mở rộng quy mô ra toàn thế giới chỉ vì văn hóa doanh nghiệp “sâu sắc”. Trong số đó câu chuyện của Yamaha Motor là một ví dụ điển hình.
Xuất phát điểm là một công ty chuyên chế tạo đàn piano, với tinh thần nghiêm túc trong công việc, không ngại khó khăn thử thách, trải nghiệm những điều mới mẻ, Yamaha Motor trở thành một trong những công ty đứng đầu trong lĩnh vực sản xuất xe máy trên thế giới, là tấm gương tiêu biểu cho sự nỗ lực không ngừng nghỉ của người Nhật trên con đường chinh phục ước mơ của chính mình.
Tôn trọng công việc mình làm
Người Nhật thường đánh giá nhân viên của của mình ngoài việc dựa vào năng lực xử lý công việc thì còn dựa vào thái độ của họ đối với công việc đó. Tại những công ty ở Nhật Bản, việc tạo ra một môi trường làm việc nghiêm túc, rạch ròi giữa các nhân viên cũng là một cách để tăng hiệu quả công việc.
Văn hóa doanh nghiệp – Đúng giờ
Trong môi trường làm việc của hầu hết các doanh nghiệp Nhật, vấn đề về việc sắp xếp quỹ thời gian, hoàn thành công việc luôn là một trong những vấn đề được coi trọng nhất. Việc đúng giờ cũng được coi là một nét văn hóa của người Nhật.
Văn hóa không đổ lỗi
Luôn giữ tinh thần trách nhiệm cao là một trong những nguyên tắc vàng tạo nên sự thành công của người Nhật. Đối với họ, đổ lỗi cho hoàn cảnh hoặc bất kỳ ai không mang lại hiệu quả công việc tốt mà trái lại, có thể tạo ra tâm lý cẩu thả, xem thường công việc, trốn tránh trách nhiệm. Do đó, thay vì làm sai rồi đổ lỗi, hãy đặt tinh thần trách nhiệm lên hàng đầu, thừa nhận hành vi và sửa chữa nó.
Văn hóa xây dựng quan hệ
Các mối quan hệ giữa sếp và nhân viên, cấp trên và cấp dưới hay giữa các đồng nghiệp với nhau đều rất được xem trọng ở các công ty Nhật. Việc xây dựng những mắt xích quan hệ một cách chân thành không chỉ khiến cho đội nhóm làm việc vững mạnh hơn mà còn là tiền đề cho sự phát triển niềm tin tuyệt đối giữa mọi người trong công ty.
Áp dụng văn hóa doanh nghiệp trong xây dựng quan hệ là việc rất quan trọng, tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng thành công thực hiện công việc này. Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa hoàn toàn thực hiện tốt việc xây dựng các mối quan hệ giữa tổ chức và nhân viên.
Giải pháp áp dụng văn hoá doanh nghiệp Nhật
Vậy làm cách nào để áp dụng và tối ưu văn hóa doanh nghiệp Nhật vào môi trường doanh nghiệp của mình mà không gây ra sự xáo trộn, trở ngại cho nhân viên trong buổi đầu tiếp xúc?
Mạng nội bộ là nơi lãnh đạo có thể truyền tải mọi thông điệp, chính sách, tài liệu đến nhân viên qua tường công ty. Từ đó, mọi thành viên có thể theo dõi thông tin cá nhân, đồng nghiệp, cấu trúc các phòng ban mà không cần phiền đến HR. Không những thế, các đội nhóm hay phòng ban có thể dễ dàng tạo Group để trao đổi công việc. Cá nhân có thể chia sẻ cảm xúc ngay trên tường cá nhân của mình.
Ngoài ra, cá nhân của từng thành viên cũng xem được cấu trúc phòng – ban hay các thông tin cơ bản của đồng nghiệp để dễ dàng tương tác. Nền tảng này có tính năng tự động thông báo lịch sinh nhật của cá nhân đến mọi thành viên công ty để có kế hoạch bố trí tổ chức phù hợp. Đặc biệt, hệ thống sẽ tự động Generate ra Timeline quá trình làm việc của nhân sự từ lúc vào đến lúc ra khỏi công ty.
Chấm công là gì?
Định nghĩa chấm công: Chấm công là một tác vụ quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp nhằm thu thập thời gian làm việc của mỗi nhân viên theo thời gian thực, bao gồm: check in (giờ vào), check out (giờ ra), phân ca, làm thêm, nghỉ phép, đi muộn, về sớm.
Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay đó là:
Chấm công bằng thẻ giấy
Chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng khuôn mặt
Chấm công bằng mống mắt
Chấm công bằng định vị GPS.
Tại sao phải chấm công?
Mục đích của việc chấm công: Theo dõi và quản lý số giờ công làm việc của mỗi nhân viên một cách chính xác và công bằng nhất. Các số liệu này là cơ sở cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên, giúp mọi người tuân thủ kỷ luật và hỗ trợ các bộ phận theo dõi tình hình làm việc của các thành viên trong đội ngũ để đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần xây dựng ý thức chấp hành nội quy doanh nghiệp nghiêm túc hơn. Ngày nay, công việc chấm công đã trở nên phổ biến tại các văn phòng, doanh nghiệp, trở thành cánh tay phải đắc lực cho nhà quản trị nhân sự trong việc giám sát và đánh giá nhân viên nhờ thống kê các số liệu chấm công. Sau đây là những đánh giá về các hình thức chấm công trong doanh nghiệp.
Đánh giá ưu – nhược điểm của từng hình thức chấm công hiện nay
Hình thức chấm công bằng thẻ giấy
Chấm công thẻ giấy dùng thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu chấm công của nhân viên. Cách chấm công bằng thẻ giấy: khi chấm công, nhân viên phải đưa thẻ vào trong máy chấm, máy sẽ in lên thẻ các thông tin ngày, giờ chấm công. Thông thường, thẻ giấy của nhân viên sẽ được chia sẵn giờ cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) tương ứng với 31 ngày. Tại các nhà máy chế biến, sản xuất,… bắt buộc phải mặc trang phục khử trùng hoặc trang phục bảo hộ lao động nếu vân tay dính nhiều bụi bẩn, dầu mỡ,… thì việc chấm công thẻ giấy là sự lựa chọn hoàn hảo. Ưu nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy:
Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:
Lắp đặt và sử dụng đơn giản ở bàn hoặc vị trí thuận tiện cho việc chấm công, dễ dàng di chuyển; không cần phải lấy dấu vân tay, làm thẻ từ, không cần lắp đường điện, kết nối mạng.
Tính công thuận tiện và nhanh chóng, nhân viên chỉ cần cho thẻ giấy vào máy chấm để in giờ lên thẻ. Máy in nhanh chỉ mất 1s cho mỗi lần chấm.
Tiết kiệm chi phí vì giá thành của máy chấm công thẻ giấy thường thấp hơn so với các loại máy chấm công khác trên thị trường.
Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:
Tính trung thực khó được đảm bảo hơn vì hoàn toàn có thể nhờ chấm công hộ.
Thẻ giấy có độ bền không cao, có thể bị rách, ướt nếu không được bảo quản tốt.
Tốn thời gian và công sức tổng hợp lại dữ liệu thủ công, khó tránh khỏi sai sót.
Tốn chi phí duy trì máy như thay mực, làm thẻ giấy,...
Hình thức chấm công điện tử bằng thẻ từ
Mỗi thẻ từ được lưu trữ mã số cũng như thông tin cần thiết của nhân viên. Cách chấm công bằng thẻ từ: khi chấm công, người chấm dùng thẻ quẹt vào đầu đọc thẻ, dữ liệu ra vào sẽ được tự động lưu lại trong máy.
Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:
Tiết kiệm thời gian: với 2s việc chấm công trở nên giản tiện và nhanh chóng, giúp giảm thiểu thời gian chấm công cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
Dễ dàng bảo quản: chất liệu thẻ từ làm từ nhựa nên dễ dàng bảo quan hơn so với thẻ giấy.
Hiệu quả cao: máy chấm được kết nối với máy tính thuận tiện cho việc xử lý, tổng hợp dữ liệu, nâng cao hiệu quả nhân sự.
Chính xác: việc cài đặt với máy tính giúp công việc tổng hợp thông tin nhanh – tiện – gọn, tránh tối đa sai sót, tiết kiệm được thời gian, công sức và nhân lực.
Linh hoạt: máy chấm từ có thể tích hợp các tính năng chấm công khuôn mặt, chấm công vân tay,...
Ngoài ra, máy chấm từ có bộ nguồn dự trữ đề phòng trường hợp mất dữ liệu khi bị cúp điện.
Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:
Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên
Đòi hỏi người lao động phải mang theo thẻ
Có thể chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.
Hình thức chấm công bằng vân tay
Là một trong những hình thức chấm công thịnh hành nhất hiện nay, sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Hình thức này nhờ ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng các công nghệ xử lý hình ảnh giúp xác định được danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay. Quy trình chấm công vân tay được xây dựng tùy vào quy định của mỗi doanh nghiệp, bao gồm cả thưởng phạt theo số liệu của máy chấm công. Đây cũng là hình thức chấm công rất phổ biến tại các văn phòng, công ty. Ưu nhược điểm của máy chấm công thẻ từ:
Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:
Độ chính xác cao, hoạt động ổn định.
Hạn chế tối đa tình trạng chấm công hộ hay các gian lận chấm công khác.
Thao tác chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp, phù hợp với các văn phòng, tòa nhà.
Không phát sinh chi phí vận hành, phí in thẻ, giá thành máy cũng rẻ hơn so với các hình thức chấm công khuôn mặt, chấm công mống mắt.
Tính linh hoạt cao, cho phép nhân sự trích xuất và tổng hợp dư liệu để tính lương, quản lý và đánh giá nhân viên.
Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:
Nếu vân tay bị ướt, dính dầu mỡ, bị thương, dấu vân tay bị mòn sẽ ảnh hưởng đến việc chấm công hoặc khó chấm thành công.
Hình thức chấm công bằng khuôn mặt
Chấm công bằng khuôn mặt dựa vào các nhận dạng trên khuôn mặt thông qua dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước. Đây là hình thức chấm công ưu việt và tiên tiến nhất hiện nay.
Ưu điểm của hình thức chấm công bằng khuôn mặt:
Loại bỏ được các hạn chế như: quên thẻ, mòn vân tay,… từ các hình thức chấm công khác
Mang lại độ chính xác cao, không xảy ra các trường hợp gian lận chấm công
Tốc độ chấm công nhanh và hiệu quả
Không phát sinh thêm các chi phí khác khi vận hành
Tổng hợp, quản lý và xử lý dữ liệu dễ dàng do được kết nối đồng bộ với máy tính và các thiết bị điện tử khác
Nhược điểm của hình thức chấm công bằng khuôn mặt:
Chi phí đầu tư mua máy chấm công khá đắt
So với hình thức chấm bằng vân tay, thẻ, giấy thì tốc độ xử lý chậm hơn
Hình thức chấm công bằng mống mắt
Là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi người dùng có đeo kính hay kính áp tròng. Hình thức chấm công này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Ưu nhược điểm của máy chấm công mống mắt:
Ưu điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:
Độ chính xác tuyệt đối nhờ ông nghệ chấm công tiên tiến nhất hiện nay.
Tốc độ xử lý nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng.
Chế độ bảo mật cực kỳ tốt.
Nhược điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:
Giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại.
Hình thức chấm công bằng GPS
GPS được viết tắt bởi cụm từ tiếng anh Global Positioning System (có nghĩa là Hệ thống định vị toàn cầu). Nó là một hệ thống định vị toàn cầu cho phép người dùng sử dụng định vị trên các thiết bị thu GPS để xác định vị trí của mình một cách chính xác nhất dù bạn ở nơi đâu trên Trái Đất. Chấm công bằng GPS là một hình thức chưa phổ biến tại Việt Nam song đã và đang được nhiều doanh nghiệp trên thế giới ưa chuộng. Chỉ cần có mạng Internet, nhà quản lý sẽ nắm được thông tin toàn bộ về nhân viên: giờ giấc đi làm, họ đang ở đâu, rời vị trí làm việc khi nào. Phương thức chấm công này đặc biệt phù hợp để quản lý nhân viên từ xa và linh hoạt giờ làm.
Bên cạnh đó chúng tôi còn cung cấp các sản phẩm ngành in quảng cáo, hộp nhựa trong, hướng dẫn hỗ trợ in ấn, kỹ thuật ngành in,...Cty in Thành Mỹ công ty in tphcm chuyên in offset, hộp nhựa trong, khẩu trang vải, in trên nhựa, in trên nhựa thành mỹ,...
Website: https://inthanhmy.com
0 nhận xét:
Đăng nhận xét