Dù là quán cafe kinh doanh độc lập hay một bộ phận trong tổ chức chung như khách sạn, nhà hàng... Muốn đảm bảo sự đồng nhất trong hoạt động kinh doanh cũng như quy định công việc cho từng nhân viên liên quan đều cần có người quản lý chịu trách nhiệm điều hành – phân công – hướng dẫn – giám sát toàn bộ hoạt động của quán.
Công việc của một quản lý quán cafe
Điều hành công việc kinh doanh của quán
Hàng ngày tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin, nhiệm vụ công việc cho nhân viên.
Phân công nhiệm vụ công việc, vị trí làm việc cho từng nhân viên cụ thể tương ứng và phù hợp
Trực tiếp hoặc điều động nhân viên hỗ trợ thực hiện công việc khi cần (quán đông khách, thiếu nhân sự…)
Tiếp nhận và xử lý các sự việc phát sinh liên quan đến quán, khách hàng và nhân viên
Xây dựng – định hướng kế hoạch hoạt động kinh doanh trong tuần/ tháng/ quý/ năm cho bộ phận cafe - bar và toàn tổ chức (nếu có)
Phối hợp hoạt động với các bộ phận khác, đảm bảo hoàn thành yêu cầu, chỉ thị của cấp trên.
Quản lý nhân viên
Tham gia tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cho quán
Tổ chức các buổi hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc theo tiêu chuẩn nghiệp vụ nghề và của quán
Đánh giá kết quả đào tạo và thử việc của nhân viên
Định kỳ đánh giá kết quả làm việc và năng lực của nhân viên – đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên liên quan
Lên kế hoạch tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên.
Quản lý tài chính
Thường xuyên và đột xuất theo dõi để nắm được số tiền hiện có của quán trong ca làm việc
Trực tiếp theo dõi số lượng tiền TIP trong ca
Trực tiếp ký và theo dõi việc hủy hóa đơn bán hàng hàng ngày
Quản lý đặt bàn
Nắm chính xác lượng khách đặt (số lượng bàn, số lượng khách, thời gian phục vụ, thực đơn, yêu cầu đặt biệt nếu có...) – theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện của nhân viên
Trực tiếp lên hợp đồng và trình cấp trên phê duyệt để tổ chức thực hiện
Phối hợp với bar, bếp (nếu có) lên thực đơn cho quán và thực đơn tiệc
Quản lý hàng hóa, tài sản của quán
Chịu trách nhiệm ký duyệt mua thực phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, trang thiết bị cho quán
Trực tiếp kiểm tra và ký xác nhận phiếu yêu cầu xuất kho, nhập hàng
Theo dõi số lượng và chất lượng công cụ dụng cụ của quán – định kỳ kiểm kê để nắm số lượng, giải trình cho cấp trên về số lượng tài sản bị hư hỏng, mất mát
Tổ chức sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, thiết bị của quán – đề xuất hoặc ký quyết định mua mới máy móc, thiết bị nếu cần
Công việc khác
Xây dựng cơ chế giám sát và trực tiếp giám sát việc thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ cho nhân viên
Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo công việc hàng ngày cho cấp trên
Đề xuất cải tiến các hoạt động kinh doanh của quán
Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Quán cafe được cho là kinh doanh thành công khi có lời; tức doanh thu thu được trong 1 ngày/ tháng/ năm kinh doanh sau khi trừ đi các khoản chi phí liên quan phải có lời, tức có lợi nhuận. Để làm được điều này, khâu quản lý quán đóng vai trò quan trọng, quyết định tính hiệu quả công việc, kiểm soát triệt để những dấu hiệu hay hành vi gian lận gây thất thoát. Tuy nhiên, người quản lý không phải lúc nào cũng “đảo mắt” tất cả mọi khu vực hay bộ phận, đội nhóm để giám sát quy trình thực hiện công việc. Hơn nữa, họ cũng không thể luôn luôn có mặt 100% tại quán để theo dõi và đánh giá chất lượng công việc. Điều này đòi hỏi phải có cách quản lý quán cafe từ xa sao cho hiệu quả nhất.
Vậy làm thế nào để quản lý quán cafe từ xa hiệu quả?
Khiến nhân viên không có tư tưởng gian lận
Mọi nỗ lực quản lý của bạn sẽ thành công cóc nếu một bộ phận nhân viên luôn nung nấu ý định gian lận mỗi ca làm việc. Vì sẽ chẳng có phần mềm hay máy móc, thiết bị nào đảm bảo tính chính xác 100% trong quản lý nhân viên khi nhân viên đó hiểu rất rõ những giải pháp quản lý mà bạn đang áp dụng. Họ có thừa sự tinh vi và độ hiểu biết để “lách luật” và sẵn sàng thực hiện hành vi sai trái khi có cơ hội. Do đó, chỉ khi bạn khiến nhân viên của mình không có tư tưởng gian lận, khi đó, bạn thậm chí không cần bất kỳ một giải pháp nào khác để hỗ trợ quản lý, nhất là những lúc bạn không có mặt tại quán. Cụ thể: hãy tính toán để chi trả một mức lương và các chế độ đãi ngộ xứng đáng cho từng nhân viên – tạo điều kiện để họ phát triển cả về kỹ năng, kiến thức và con đường sự nghiệp – thường xuyên quan tâm đến đời sống và nguyện vọng của họ, đáp ứng những yêu cầu chính đáng nếu có thể… như thế, nhân viên sẽ không có lý do gì mà “phản bội” bạn cả.
Tìm kiếm một key staff
Key Staff hay nhân viên dưới quyền thân cận là người thay mặt bạn giám sát mọi công việc tại quán. Đó phải là người có năng lực, đạo đức, trách nhiệm và khiến bạn tin tưởng tuyệt đối. Hãy cân nhắc lựa chọn người xứng đáng và trao quyền cho họ. Đừng quên chi trả cho nhân viên đó mức lương và chế độ xứng đáng, bao gồm cả những kỷ luật hay xử lý nếu xảy ra sai sót hay vấn đề phát sinh để họ hài lòng; đồng thời chịu trách nhiệm về những gì mình đang và sẽ làm theo chỉ thị của bạn.
Sử dụng phần mềm quản lý online
Thời đại công nghệ số, việc đặt mua và đưa vào sử dụng một phần mềm quản lý online giúp kết nối gần như toàn bộ mọi thao tác liên quan đến mua-bán sản phẩm, dịch vụ, thanh toán tiền, thu-chi, in hóa đơn, làm báo cáo… giúp việc giám sát tiến trình thực hiện công việc đến kiểm tra tính xác thực của sổ sách chứng từ, tính chính xác của doanh thu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Định lượng nguyên vật liệu
Kinh doanh cafe phục vụ chủ yếu các loại thức uống. Do đó, định lượng nguyên vật liệu ra các số liệu cụ thể không những giúp đảm bảo chất lượng thức uống “10 ly như 1” mà còn giúp quản lý kiểm soát số lượng sản phẩm bán ra hay mức doanh thu thu được với chừng đó nguyên vật liệu. Chẳng hạn: với loại thức uống là cafe, bạn phải định lượng được với 1kg cafe (có thể là hạt hay bột) cho ra bao nhiêu ly (tương đương 1 ly bao nhiêu ml) – sau đó, tính toán thêm lượng nước sử dụng, lượng đường, sữa, đá… để có được con số chính xác nhất dùng khi tổng hợp và đối chiếu sổ sách cuối tuần/ tháng. Như thế, nhân viên sẽ rất khó “dở trò”.
Lắp đặt camera giám sát
Lắp camera tuy là giải pháp xưa cũ và hơi tốn chi phí nhưng sẽ đảm bảo tính khách quan và minh bạch nếu có vấn đề phát sinh xảy ra; bao gồm việc nhân viên gian lận, làm sai hay những mâu thuận, tranh chấp có liên quan quan đến khách hàng. Hãy tiến hành lắp camera ở những nơi thực sự cần cho mục đích giám sát như quầy thu ngân, quầy bar, khu bếp, khu vực phục vụ… - kiểm soát chặt chẽ mọi thao tác của nhân viên. Việc lắp camera như thế này cũng góp phần nhắc nhở hay báo động những nhân viên có suy nghĩ gian lận dè chừng, cảnh giác và giúp hạn chế hành vi vi phạm.
Những khó khăn thường gặp trong quản lý quán cafe
Bất kỳ quán cafe hay cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống nào cũng sẽ đối mặt với ít nhất một trong những khó khăn thường gặp như:
Phân chia công việc và quản lý nhân viên
Kiểm soát chất lượng phục vụ khách hàng
Thất thoát nguyên vật liệu
Kiểm soát hóa đơn, báo cáo doanh thu hàng ngày...
Cách quản lý quán cafe hiệu quả nhất
Tương ứng với những khó khăn vừa đề cập trên đây, Grabviec.vn sẽ đưa ra những bí quyết về cách quản lý quán café hiệu quả cho bạn tham khảo
Cách kiểm soát nguyên vật liệu
Thất thoát nguyên vật liệu là nguyên nhân hàng đầu khiến việc kinh doanh của quán không hiệu quả. Đây cũng là khâu khó quản lý nhất trong kinh doanh quán cafe. Do đó, kiểm soát được nguồn nguyên vật liệu sẽ giúp việc quản lý quán cafe được dễ dàng và hiệu quả hơn, chủ động trong khâu đầu vào và hạn chế tối đa tình trạng nhân viên gian lận hoặc có hành vi gây lãng phí.
Vậy làm thế nào để kiểm soát nguyên vật liệu?
Đưa ra định lượng cụ thể trong pha chế; chẳng hạn 1kg cà phê sẽ pha được bao nhiêu ly cà phê tương ứng? – Điều này giúp kiểm soát triệt để số lượng nguyên liệu cần dùng để phục vụ khách – tránh việc sử dụng lãng phí hay gian lận gây thất thoát – ngoài ra, còn giúp dự đoán khi nào cần mua nguyên vật liệu mới, tránh tình trạng cần nhiều nhưng thiếu.
Áp dụng tương tự cho các loại đồ uống hay món ăn (nếu có) khác của quán.
Cách phân chia công việc và quản lý nhân viên
Yếu tố con người quyết định đáng kể đến sự hài lòng của khách hàng. Mọi nhân viên quán cafe đều có khả năng gây tổn thất cho quán nếu không được quản lý và giám sát chặt chẽ. Chẳng hạn: nhân viên thu ngân không trung thực, các nhân viên cấu kết với nhau để gian lận, nhân viên làm việc thiếu chuyên nghiệp gây mất khách... Do đó, để kinh doanh hiệu quả, nhà quản lý cần chú trọng quản lý nhân viên.
Đặt ra bản nội quy cho nhân viên quán cafe chi tiết, quy định trách nhiệm và quyền lợi cụ thể, chặt chẽ cho từng bộ phận, làm căn cứ phân công công việc, chia ca, thưởng - phạt hợp lý.
Chú trọng khâu tuyển dụng và đào tạo nhân viên, đảm bảo mọi nhân viên luôn ý thức được trách nhiệm phục vụ khách, mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng
Nhân viên pha chế cần đảm bảo vững tay nghề, pha 10 ly như 1 về hương vị, màu sắc, cách trang trí… làm hài lòng khách, giữ chân khách hàng trung thành, thu hút khách hàng tiềm năng.
Định kỳ hàng tháng/ quý/ năm tổ chức đánh giá nhân viên để khen thưởng/ xử phạt công minh, cân nhắc tăng lương, thăng chức cho người xứng đáng, tạo động lực, thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.
Cách kiểm soát hóa đơn, báo cáo doanh thu hàng ngày
Nhà quản lý phải đảm bảo cân đối thu chi vào cuối ngày – kiểm tra tính chính xác giữa số tiền thu được trên hệ thống với tổng thu hiện có trên báo cáo doanh thu cuối ngày – kịp thời phát hiện sai sót hay chênh lệch để xử lý. Ngoài ra, hãy cân nhắc việc áp dụng công nghệ vào quy trình order món ăn để hạn chế tối đa tình trạng sai sót hay gian lận. Sử dụng phần mềm trong quản lý quán cafe là giải pháp hàng đầu ở thời đại công nghệ 4.0, đảm bảo tính hiệu quả - minh bạch - chính xác.
Ngoài ra, một quản lý giỏi phải có chiến lược phát triển quá hợp lý - biết cách đón đầu xu hướng, làm mới menu khi cần – tiếp nhận và xem xét đáp ứng những nguyện vọng chính đáng của nhân viên – thường xuyên tổ chức những buổi sinh hoạt, liên hoan ngoài giờ làm để tạo mối quan hệ đồng nghiệp khắng khít… giúp quản lý quán cafe hiệu quả hơn.
Trong kinh doanh nhà hàng, nhân viên phục vụ là người tiếp xúc đầu tiên và nhiều nhất với thực khách, quyết định đáng kể đến cảm nhận và sự hài lòng của thực khách về chất lượng dịch vụ của nhà hàng. Do đó, để nhà hàng kinh doanh tốt, có lượng khách đông và ổn định, đầu tư vào đội ngũ nhân viên phục vụ là hoàn toàn cần thiết, bao gồm cả việc đào tạo, nâng cao nghiệp vụ lẫn chú trọng chế độ đãi ngộ để nhân viên hài lòng và yên tâm gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, cống hiến cho sự phá triển chung của tập thể.
Làm thế nào để quản lý nhân viên phục vụ hiệu quả?
Việc quản lý không chỉ dừng lại ở phân chia và giám sát công việc - theo dõi và đánh giá tiến độ, chất lượng làm việc của nhân viên – mà còn phải đảm bảo mọi nhân viên đều cảm thấy mình được đối xử công bằng, được chi trả đầy đủ quyền lợi, đúng khả năng và có cơ hội thăng tiến rõ ràng vì những cống hiến, như thế, họ với găn bó lâu dài với doanh nghiệp, không nghỉ việc đồng loạt khiến nhà hàng phải tốn chi phí và nhân lực cho việc tuyển dụng và đào tạo lại đội ngũ nhân viên mới. Dưới đây là cách quản lý nhân viên phục vụ nhà hàng được cho là hiệu quả nhất:
Đào tạo trước, phân bổ công việc sau
Đừng nghĩ rằng công việc phục vụ không yêu cầu nghiệp vụ quá cao; vì thế, nhân viên mới hoàn toàn có thể vừa học vừa làm. Sẽ không có gì đảm bảo nhân viên đó không phạm sai lầm ở lần phục vụ thực tế đầu tiên nếu chưa được training qua về các bước trong quy trình phục vụ ăn uống chuẩn; tệ hơn là gặp đúng ngay bàn khách khó tính. Chỉ cần bỏ ra một khoảng thời gian ngắn ban đầu để hướng dẫn nhân viên mới nắm được toàn bộ cách thức hoạt động, quy trình phục vụ cũng như các kỹ năng cơ bản mà một nhân viên phục vụ nhà hàng cần có – sau đó, giao cho nhân viên có kinh nghiệm hơn hướng dẫn và giám sát trực tiếp – như thế, bạn sẽ đảm bảo nhân viên có kiến thức và nghiệp vụ cơ bản để phục vụ khách hàng.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt
Một văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ giúp nhân viên luôn cảm thấy thoải mái mỗi khi đến ca làm việc. Văn hóa tốt không có nghĩa là muốn làm gì cũng được, tất cả phải nằm trong một giới hạn và chừng mực nhất định. Người quản lý giỏi sẽ biết cân chỉnh giữa quy định khắt khe trong công việc với sự phân công công việc hợp lý, thưởng phạt rõ ràng, nhưng vẫn không thiếu những giờ nghỉ giữa cơ ngắn, nhanh hay các hoạt động giao lưu, tạo mối quan hệ đồng nghiệp cuối ca, sau giờ làm. Một tập thể tốt sẽ cùng nhau đưa nhà hàng phát triển lớn mạnh, luôn hỗ trợ nhau trong công việc và san sẻ, giúp đỡ ngoài cuộc sống; hạn chế những mâu thuẫn, xung đột không đáng có.
Triển khai quy trình phục vụ chuẩn
Một quy trình phục vụ nhà hàng chuẩn giúp nhân viên xác định các bước cần thực hiện khi phục vụ khách, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, đầy đủ, thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Tùy theo quy mô nhà hàng, đối tượng khách hay số lượng nhân viên, môi trường làm việc thực tế mà quy trình phục vụ sẽ được linh hoạt điều chỉnh để đảm bảo phục vụ khách chu đáo, làm hài lòng thực khách, vừa giảm thiểu tối đa “thời gian chết” cho nhân viên, tránh thừa người thiếu việc gây lãng phí nguồn kinh phí chi trả lương cho nhân viên hàng tháng.
Chi trả lương và chế độ đãi ngộ xứng đáng
Tương tự như việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, chi trả lương và các chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhân viên cũng góp phần đáng kể trong việc quản lý nhân viên, giúp họ cảm thấy yên tâm và xứng đáng với những gì mình cống hiến, đủ để chi trả cho những chi phí trong cuộc sống thường ngày, hạn chế tối đa số lượng nhân viên nghỉ việc vì lương thấp, chế độ đãi ngộ “nghèo nàn”… Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, mức lương chung cho vị trí phục vụ trong nhà hàng và trong khu vực, khối lượng công việc, hiệu suất làm việc... mà áp dụng mức lương hợp lý và phù hợp cho từng nhân viên. Chế độ đãi ngộ cần tối thiểu đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Luôn quan tâm đến nguyện vọng nhân viên
Nhà Quản lý giỏi và có tâm không chỉ quan tâm đến chất lượng đội ngũ nhân viên khi phục vụ khách; họ quan tâm cả những nguyện vọng của nhân viên trong công việc lẫn đời sống. Đó có thể là nguyện vọng được đổi ca vì bận việc đột suất, nghỉ chăm sóc mẹ bị ốm – muốn được tăng lương, ứng lương – chuyển vị trí… Người quản lý cần xem xét và thỏa mãn nguyện vọng nếu điều đó không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung. Việc giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc, được quan tâm khi cần thiết sẽ khiến họ yêu công việc, quý trọng đồng nghiệp và cấp trên nhiều hơn, tăng khả năng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Bởi trong thực tế, có thể công ty trả lương cho bạn không cao bằng những nơi khác nhưng bạn vẫn quyết định ở lại vì tình cảm và những mối quan hệ tốt đẹp.
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các sản phẩm sơn, báo giá sơn epoxy, thi công sơn epoxy, sơn klc, công ty sơn klc, sơn epoxy, thi công sơn klc, sơn chống thấm klc, sơn chống nóng klc, sơn giao thông klc, sơn tàu biển klc, sơn nền nhà xưởng klc, xưởng sơn klc, sơn chống ăn mòn klc, sơn lót klc, sơn nền nhà xưởng, công ty sơn tphcm.
Kim Loan - Chuyên nhận thi công sơn epoxy
Website: https://sonklc.com/
0 nhận xét:
Đăng nhận xét