Một trong những phương pháp tuyển dụng phổ biến nhất cho các doanh nghiệp hiện nay là quảng cáo việc làm được đặt trong các ấn phẩm trực tuyến. Điều quan trọng là đặt quảng cáo tuyển dụng ở những nơi có nhiều khả năng thu hút các loại ứng viên phù hợp với yêu cầu.
Cán bộ nhân sự mất nhiều thời gian tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban
Mỗi phòng ban sẽ đề xuất vị trí, số lượng cần tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng sẽ là người tập hợp các nhu cầu, trình lên lãnh đạo và tiến hành tuyển dụng nếu được cấp trên phê duyệt.
Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, việc tổng hợp nhu cầu tuyển dụng bằng cách thủ công khiến người làm công tác tuyển dụng mất rất nhiều thời gian, làm việc qua nhiều cấp và nhiều lần để thống nhất được số vị trí cần tuyển.
Mất nhiều thời gian cho việc đăng tin tuyển dụng và thu thập hồ sơ ứng viên từ mạng xã hội
Mạng xã hội là kênh tuyển dụng miễn phí được nhiều nhà tuyển dụng lựa chọn hiện nay. Với hàng chục các trang mạng xã hội, hàng trăm group thì bạn có thể mất cả ngày chỉ để đăng tin tuyển dụng và nhập thông tin ứng viên.
Mất nhiều thời gian để quản lý các tài khoản đăng tuyển và các hồ sơ ứng viên trên các trang tuyển dụng khác nhau
Tương tự mạng xã hội, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để đăng tin tuyển dụng từ các trang web tuyển dụng, thu thập hồ sơ ứng viên và quản lý các tài khoản đăng tuyển.
Một số nhà tuyển dụng (NTD) hay quên tài khoản đăng nhập trên các website tuyển dụng do thông tin đăng ký không đồng nhất, dẫn đến quá trình đăng tin, đăng nhập lại cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian. Tốt hơn hết, nếu như đăng tuyển thủ công, NTD nên quản lý các tài khoản đăng nhập đồng nhất hoặc lưu lại thông tin tài 1 nơi ngay khi cần.
Thông tin trao đổi qua email hoặc tin nhắn nên khó quản lý, thiếu sự liên kết
Hiện nay, nhân sự tuyển dụng thường lựa chọn các liên hệ với các ứng viên bằng cách gọi điện, nhắn tin hoặc email. Tuy nhiên các kênh này lại không có sự liên kết với nhau dẫn đến khó khăn trong việc quản lý, dễ bị nhầm lẫn thông tin ứng viên.
Tốn thời gian nhập liệu thông tin của ứng viên để lưu trữ
Sau khi nhận được hồ sơ ứng viên, nhân sự tuyển dụng cần nhập lại thông tin vào một file excel để lưu trữ và theo dõi trong suốt quá trình tuyển dụng. Hãy thử tưởng tượng, có đến 200 hồ sơ thì bạn sẽ phải mất bao lâu cho việc làm này?
Tốn thời gian để sàng lọc CV
Không phải hồ sơ nào ứng viên gửi đến cũng phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp bạn và vị trí cần tuyển. Chính vì thế, nhà tuyển dụng cần trải qua bước sàng lọc hồ sơ và ghi chú lại những thông tin phù hợp với vị trí công việc.
Đối với những vị trí tuyển dụng có nhiều hồ sơ, việc lọc CV tiêu tốn khá nhiều thời gian của cán bộ tuyển dụng, không những thế đây là bước quan trọng để NTD không bỏ sót những thông tin quan trọng nên cần được tiến hành kỹ lưỡng. Lọc CV cần chú ý đến:
Ứng viên phù hợp để thi tuyển vòng kế tiếp
Ứng viên không đủ tiêu chuẩn/kinh nghiệm/học vấn thì loại khỏi vòng hồ sơ
Ứng viên tiềm năng: Thích hợp với vị trí công việc nào đó nhưng chưa tuyển dụng tại thời điểm ứng viên nộp hồ sơ
Bỏ quên ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn trùng khi quản lý ứng viên bằng excel
Excel là công cụ quản lỹ dữ liệu miễn phí được sử dụng phổ biến hiện nay. Công cụ này có rất nhiều ưu điểm nhưng cũng có không ít nhược điểm.
Cụ thể, nếu bạn quản lý ứng viên bằng excel với danh sách dài dằng dặc thì bạn sẽ rất dễ rơi vào trường hợp bỏ quên ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn bị trùng.
Quên không gửi email xác nhận cho ứng viên về thời gian và hồ sơ chuẩn bị
Chắc hẳn ai từng làm nhân sự cũng từng rơi vào trường hợp quên không gửi email xác nhận cho ứng viên, thông báo thời gian phỏng vấn hay cần chuẩn bị những hồ sơ gì. Lý do có thể do quá nhiều hồ sơ hoặc đang mất tập trung.
Quên không gửi email cho ứng viên thông báo ngày giờ phỏng vấn hay kết quả phỏng vấn là nhược điểm khiến ứng viên có ấn tượng xấu với doanh nghiệp. Ngay cả khi đây là một nhân tố tiềm năng và đỗ phỏng vấn, đây cũng có thể là một lý do khiến ứng viên từ chối nhận việc.
Chất lượng phỏng vấn online kém
Nhà tuyển dụng sử dụng các phần mềm gọi điện miễn phí như skype/whatsapp để phỏng vấn online, thường gặp phải rủi ro đường truyền không ổn định dẫn đến ảnh hưởng chất lượng phỏng vấn.
Trong thời đại công nghệ, đặc biệt là giai đoạn khó khăn như dịch Covid-19 vừa qua, phỏng vấn online được coi là giải pháp tất yếu. Bởi thế, NTD cần nhận biết được khó khăn khi phỏng vấn online để tìm được giải pháp khắc phục phù hợp.
Khó khăn trong việc quản lý quá trình phỏng vấn của ứng viên bằng excel
Quản lý quá trình phỏng vấn là bước không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng. Việc quản lý quá trình phỏng vấn bằng excel hiện nay khiến nhà tuyển dụng gặp không ít khó khăn như: mất nhiều thời gian để nhập, tìm kiếm dữ liệu; dễ mất dữ liệu nếu chẳng may quên không lưu...
Lãng quên hồ sơ ứng viên tiềm năng
Ứng viên tiềm năng là những ứng viên phù hợp với nhu cầu, văn hóa của doanh nghiệp bạn nhưng tại thời điểm đó, chưa có vị trí trống cho họ. Những ứng viên tiềm năng sẽ được lưu lại để tận dụng cho những lần tuyển dụng tiếp theo.
Tuy nhiên, rất nhiều nhà tuyển dụng bỏ lỡ những ứng viên này do không có công cụ lưu trữ thông tin. Khi có vị trí cần tuyển dụng lại mất nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực để tìm kiếm, phỏng vấn và đánh giá ứng viên tiềm năng khác.
Mất nhiều thời gian mới đánh giá được hiệu quả tuyển dụng của từng kênh
Đánh giá hiệu quả từng kênh tuyển dụng là điều cần thiết để doanh nghiệp nâng cao chất lượng tuyển dụng cũng như tối ưu chi phí cho hoạt động chiêu mộ nhân tài.
Hiện nay, để đánh giá hiệu quả các kênh tuyển dụng, nhân viên HR cần nhiều thời gian để tổng hợp thông tin, thu thập số liệu để đánh giá và làm báo cáo tuyển dụng cho từng kênh, từng vòng tuyển dụng.
Không xác định được nguyên nhân vì sao số lượng ứng viên qua từng vòng lại không đạt như kỳ vọng.
Đây là một trong số những khó khăn không phải NTD nào cũng để ý. Thế nhưng nó lại quyết định rất lớn đến hiệu quả tuyển dụng sau này. Khi không tìm được nguyên nhân tại sao số ứng viên ở từng vòng không đạt kỳ vọng để tìm ra giải pháp, công tác tuyển dụng sẽ đi theo lối mòn, dẫn đến:
Chất lượng ứng viên không được nâng cao
Tốn kém chi phí cho nhiều đợt tuyển dụng hơn mới đủ số người
Kéo dài thời gian tuyển dụng, mất công, mất sức, mất thời gian của những người trong hội đồng tuyển dụng
Không quản lý được chi phí tuyển dụng
Mỗi đợt tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng chỉ được phép sử dụng một khoản ngân sách đã được cấp trên định sẵn. Chính vì thế, làm sao tuyển dụng hiệu quả mà vẫn đảm bảo chi phí trong mức cho phép luôn là bài toán khó. Nhiều doanh nghiệp phải tốn không ít tiền, thậm chí vượt quá ngân sách mới tìm đủ ứng viên phù hợp.
Khi không quản lý được mức chi phí đã chi tiêu, cán bộ tuyển dụng hay doanh nghiệp rất có thể lâm vào tình trạng “đang đốt tiền mà không biết”. Dấu hiệu của khó khăn này có thể kể đến như:
Không liệt kê hết các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng
Từ trước đến nay doanh nghiệp chưa từng cân nhắc đến hiệu quả chi phí trong quá trình tuyển dụng
Sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự
Phần mềm tuyển dụng nhân sự là công cụ giúp giải quyết được các khó khăn trong khâu tuyển dụng của các doanh nghiệp, đồng thời là giải pháp công nghệ hiện đại và tối ưu, tự động hóa quy trình tuyển dụng giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất của nhà tuyển dụng.
Đồng thời, phần mềm tuyển dụng còn góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.
Phần mềm tuyển dụng thường tổng hợp những chức năng cơ bản và có lợi thế hơn nhiều phương pháp tuyển dụng hiệu quả khác, cụ thể là:
Khả năng kết nối tự động với mạng xã hội, các sàn tuyển dụng để đăng tin tuyển dụng, tìm hồ sơ ứng viên
Phát triển website tuyển dụng của riêng doanh nghiệp, tạo dựng sự chuyên nghiệp và thương hiệu tuyển dụng uy tín
Tự động hóa trong công tác đăng tin – lưu trữ hồ sơ ứng viên – phỏng vấn online/offline -gửi email thông báo kết quả cho ứng viên – đánh giá hiệu quả tuyển dụng (báo cáo chi phí, tỷ lệ chuyển đổi, số ứng viên tham gia tuyển dụng và trúng tuyển)
Referral Recruitment
Referral Recruitment, tạm hiểu là tuyển dụng thông qua sự giới thiệu, là phương pháp sử dụng mạng lưới xã hội làm phương tiện tuyển dụng nhân viên cho tổ chức thay vì đăng tuyển trên các website tìm việc làm hay báo chí… Thông qua mối quan hệ của đồng nghiệp, nhân viên, bạn bè, người thân… bạn sẽ có thêm những gợi ý ứng viên chất lượng để lấp đầy vào những vị trí còn đang bỏ ngỏ.
Đây là một trong những phương pháp tuyển dụng hiệu quả nhất, và bạn có thể áp dụng song song cùng với cách tuyển dụng truyền thống đang áp dụng hiện tại để đo lường và đánh giá hiệu quả. Những lợi ích mà tuyển dụng theo phương pháp giới thiệu mang lại có thể kể đến như: tiết kiệm thời gian, chi phí, cải thiện chất lượng ứng viên, mở rộng thương hiệu, duy trì văn hóa công ty, khai thác được nguồn ứng viên tài năng nhưng thụ động trong tìm kiếm công việc.
Quản lý theo đầu việc và KPIs
Quản lý theo đầu việc và KPIs là cách đa số các công ty áp dụng. Vào mỗi đầu giờ làm việc, nhân viên thường lên “To do list” cần làm trong ngày và báo cáo lại trưởng bộ phận. Thông qua đó, ai cũng tự chủ động với công việc của mình và sắp xếp thời hạn hoàn thành phù hợp. Trưởng bộ phận cũng căn cứ vào đó để đánh giá nhân viên có hoàn thành công việc hay không. Nếu không thì lý do là gì, có công việc gì phát sinh hay không?
Bên cạnh việc vạch từng đầu việc cũng cần lên KPIs cụ thể cho công việc đó. Chẳng hạn đối với 1 nhân viên kinh doanh, đầu việc trong ngày là Gọi điện chăm sóc khách hàng, gửi email chào hàng, demo sản phẩm cho khách hàng. Vậy thì từng đầu việc sẽ có KPIs cụ thể hơn, như gọi tối thiểu 20 khách hàng/ngày, gửi tối thiểu 30 email cho khách hàng/ngày và demo tối thiểu 3 khách hàng/ngày.
Đối với những công việc đặc thù hơn có tính chất giao việc, chẳng hạn nhân viên sẽ nhận chỉ định công việc từ trưởng bộ phận hoặc cấp trên/những người làm việc theo quy trình trước/sau, thì công ty có thể sử dụng công cụ quản lý giao việc để mọi hoạt động được sắp xếp theo quy trình, khoa học và nhân viên cũng có thể theo dõi được đầu việc được chỉ định ngay qua email hay ứng dụng giao việc trên di động.
Thường xuyên giữ liên lạc với các nhân viên
Thường xuyên liên lạc với nhân viên khi làm việc tại nhà cũng là cách để quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Trong thực tế, việc liên hệ với nhân viên thường nhằm mục đích trao đổi công việc, chia sẻ khó khăn và giám sát nhân viên xem có đang thực hiện công việc hay không.
Cùng với việc giữ liên lạc, mọi người cũng nên lưu ý đến hình thức liên lạ qua video call hoặc điện thoại thay vì email hay tin nhắn văn bản. Việc trao đổi trực tiếp cùng nhân viên bằng lời nói sẽ giúp cấp quản lý nắm bắt được thông tin thường trực và khách quan hơn. Nếu có những vướng mắc hay có những phát sinh thì có thể cùng tìm cách giải quyết vấn đề để sớm dứt điểm từng đầu việc.
Xây dựng quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận
Quản lý nhân viên từ xa qua quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận cũng là cách để cấp quản lý thấy được tổng quan tình hình công việc và sự liên kết giữa các bộ phận. Khi theo dõi bằng quy trình, chỉ cần công việc dồn lại ở 1 người hay một bộ phận là cấp trên có thể nắm rõ được vấn đề.
Việc xây dựng quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận cần lưu ý đến các yếu tố sau:
Những bộ phận nào thường tác nghiệp với nhau?
Hoạt động nào diễn ra trước, hoạt động nào diễn ra sau?
Ai là người có thẩm quyền xét duyệt quy trình hay phê duyệt kết quả?
Thông tin được hệ thống hóa bằng công cụ nào, chuyển đến quy trình tác nghiệp tiếp theo bằng cách nào...
Kho dữ liệu dùng chung cho các bộ phận nằm ở đâu trong quy trình?
Việc xây dựng quy trình cũng cần có kế hoạch bài bản và viết thành tài liệu cụ thể, chi tiết. Có như vậy, mọi trách nhiệm của từng vị trí công việc mới được quy định rõ ràng, quản lý nhân sự dựa trên quy trình mới có hiệu quả.
Review công việc theo hiệu suất
Như đã nói ở trên, khi làm việc từ xa thì việc quản lý đầu việc và KPIs là điều cần thiết. Tuy nhiên chúng ta cần chú ý đến việc review công việc theo hiệu suất, xem xét kết quả đạt được chứ không chỉ đánh giá nhân viên ở mức độ hoàn thành. Đặc biệt với những vị trí công việc như nhân viên kinh doanh, nhân viên marketing...
Điều này vừa để khuyến khích nhân viên tập trung tối ưu hiệu quả làm việc, vừa định hướng nhân viên cống hiến vì kết quả cuối cùng chứ không dừng ở việc hoàn thành cho xong lần.
Phân quyền truy cập thông tin
Nỗi lo về việc lộ dữ liệu khi nhân viên làm việc tại nhà luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu, đặc biệt là những công ty trong lĩnh vực công nghệ, hay các công ty có cơ sở dữ liệu khách hàng lớn.
Quản lý nhân viên từ xa cũng cần xét đến việc phân quyền truy cập thông tin cho từng nhân viên. Theo đó nhân viên chỉ được phép truy cập kho dữ liệu chung như file mẫu, tài liệu về sản phẩm, quy trình quy định và dữ liệu riêng của phòng ban/nhóm làm việc. Nhân viên không được phép xem dữ liệu vượt quá quyền hạn hoặc thông tin của bộ phận không liên quan.
Với những lưu ý trên đây, hy vọng công ty bạn có thể áp dụng thành công việc quản lý nhân viên làm việc tại nhà. Không chỉ quản lý, mà còn có thể khuyến khích nhân viên nỗ lực và xây dựng văn hóa tự giác trong công việc để hoàn thành mục tiêu cuối cùng mà công ty kỳ vọng.
Sử dụng dịch vụ tuyển dụng: Headhunter và Employment Agency
Các chuyên gia trong dịch vụ tuyển dụng được gọi là “headhunter – săn đầu người”. Khi doanh nghiệp gửi yêu cầu tuyển người, các “headhunter” sẽ lùng sục trong kho dữ liệu của công ty, của các trang tuyển dụng, của Linkedin, Facebook,… để tìm người phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Sau đó các headhunter sẽ phỏng vấn, kiểm tra và đánh giá ứng viên trước khi gửi danh sách các ứng viên tốt nhất cho khách hàng. Chỉ khi nào kinh nghiệm của ứng viên phù hợp với yêu cầu của khách hàng thì các “headhunter” mới liên hệ công ty.
Ngược lại với các “headhunters”, các Employment Agency – “Công ty giới thiệu việc làm” lại tập trung vào cung cấp dịch vụ tìm việc làm cho ứng viên và thu phí ứng viên cho dịch vụ này.Các công ty đôi khi sử dụng các dịch vụ tuyển dụng như một phần của chiến lược nhân sự. Một bên cung cấp dịch vụ có thể giúp cho các doanh nghiệp tránh khỏi những rắc rối liên quan đến việc sàng lọc ban đầu các hồ sơ, đánh giá trình độ và kiểm tra, và kiểm tra tính xác thực trong hồ sơ ứng tuyển.
Sử dụng mạng xã hội
Phương tiện truyền thông và mạng xã hội là một nguồn tài nguyên dồi dào, vì chúng kết nối các ứng viên trên toàn thế giới. Sử dụng các trang web mạng xã hội phổ biến, bạn có thể tìm, được giới thiệu và cộng tác với nhiều chuyên gia chất lượng cao. Các trang mạng xã hội dù được sử dụng chủ yếu cho các hoạt động giải trí cũng có thể là một nguồn tuyển dụng khả thi. Đặc biệt khi mà thế hệ những người trẻ tuổi đang sử dụng một số loại kênh xã hội để tìm kiếm việc làm.
Số lượng các tổ chức sử dụng mạng xã hội chuyên nghiệp LinkedIn để tuyển dụng vẫn gia tăng một cách ổn định, điều này phản ánh sự gia tăng của tuyển dụng trực tuyến. Nghiên cứu thương hiệu nhà tuyển dụng Randstad tiết lộ rằng 39% ứng viên sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để tìm công việc mới, trong đó Facebook và LinkedIn là hai mạng được sử dụng nhiều nhất.
Tổ chức các sự kiện tuyển dụng
Các sự kiện tuyển dụng rất đa dạng, từ hội chợ việc làm cho đến workshop hay coffee talk, nhận xét CV, phỏng vấn trực tiếp hoặc online và thường được tổ chức tại các trường đại học và cao đẳng.
Những sự kiện tuyển dụng là nơi kết nối nhà tuyển dụng và ứng viên tốt nhất. Đối với doanh nghiệp hay đối với những người đang tìm việc, thì hội chợ việc làm cũng mở ra nhiều cơ hội để họ tìm kiếm được điều mà họ mong muốn. Các sự kiện này thường tổ chức trong một hội trường lớn hoặc một không gian mở ngoài trời, cho phép một số lượng lớn người tham gia. Các hội chợ tuyển dụng này mang lại những lợi ích như khảo sát được số lượng và chất lượng của nguồn nhân lực, là nơi lý tưởng khi bạn đang có nhiều vị trí khác nhau cần tuyển dụng.
Sự trao đổi trực tiếp và cởi mở giúp doanh nghiệp nắm bắt được tâm lý và mong muốn thường có của ứng viên. Ngoại ra, hững sự kiện lớn còn là cơ hội tốt để doanh nghiệp tăng độ nhận diện cũng như quảng cáo, giới thiệu cho thương hiệu của mình.
- Xem thêm về nhân sự: https://www.hrvn.com.vn/
- Lập kế hoạch chiến lược tuyển dụng nhân sự và cách tính lương cho nhân viên.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét