Nhân sự là điều rất quan trọng đối với việc tổ chức event, bởi con người là tiền đề cho mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nơi bắt nguồn các ý tưởng sáng tạo và cụ thể kế hoạch trên giấy ra thực tế. Bởi vậy, có thể nói nhân sự là yếu tố quan trọng bậc nhất quyết định thành công của event. Dưới đây sẽ là một số thông tin cơ bản về yếu tố nhân sự cho một sự kiện.
Nhân sự tổ chức sự kiện gồm những vị trí nào?
Để tổ thức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc. Mô hình chung cho nhân sự tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những vị trí sau:
Quản lý
Quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập ra bản kế hoạch hoàn thiện và thống nhất dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự. Người này sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện, kiểm soát khủng hoảng. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Có thể nói, vị trí này rất quan trọng và cần một người đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện.
Giám sát
Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. Ví dụ như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên – PGs, tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng… Tuy nhiên, chức vụ này chỉ có trong những event mang quy mô lớn, còn nếu event của bạn có quy mô nhỏ thì bạn nên bỏ qua chức vụ này, để người quản lý và các bộ phận khác làm việc trực tiếp với nhau.
Nhân viên
Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp. Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với manager để xử lý kịp thời.
Cộng tác viên/Tình nguyện viên
Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng.
Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.
Trên đây là những vị trí chính trong việc tổ chức một event, được phân chia theo chức vụ. Còn khi nhìn nhận đội ngũ nhân sự theo tiêu chí bộ phận, thì sẽ gồm có bộ phận Sáng tạo, bộ phận Hậu cần, bộ phận Chăm sóc khách hàng, bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Thiết kế…
Vấn đề quản lý nhân sự trong tổ chức sự kiện
Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện, bạn có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Bạn cần phải hết sức lưu ý về vấn đề quản lý nhân sự, bởi nếu làm không tốt ở công đoạn này sẽ kéo theo một loạt hệ lụy tiêu cực ảnh hưởng không nhỏ đến tiến trình diễn ra sự kiện mà bạn tổ chức.
Đầu tiên, về trang phục của nhân sự. Bạn phải luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng phục trang của đội ngũ nhân sự, cụ thể ở đây là kiểm tra đồng phục. Đồng phục cần hoàn thiện trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị các lỗi như hư khóa kéo, sút chỉ, mất nút áo, áo bị rách, bị dính bẩn…
Bên cạnh đó, trước khi diễn ra mỗi sự kiện bạn đều phải dành thời gian để tranning nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và các PG. Việc huấn luyện này sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp, tính kỷ luật của nhà tổ chức và đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối mà không gặp phải bất trắc từ đội ngũ nhân sự.
Bạn cần phải yêu cầu đội ngũ nhân sự luôn luôn có mặt sớm hơn thời gian chính thức của chương trình từ 1 – 2 tiếng. Việc này giúp bạn dễ dàng xoay sở nếu đột nhiên có nhân sự phải vắng mặt vì những lý do như hỏng xe, gặp vấn đề sức khỏe. Hơn thế nữa, nếu trước hoặc trong khi sự kiện diễn ra, nếu có sự cố gì thì bạn sẽ có rất nhiều người hỗ trợ trong việc khắc phục và giải quyết những khó khăn đó.
Bạn luôn cần có đội ngũ nhân viên dự phòng. Việc dự phòng này có thể khiến chi phí tổ chức sự kiện của bạn tăng lên một chút, tuy nhiên chi phí này hoàn toàn xứng đáng để bỏ ra, bởi thường thì một sự kiện không thể diễn ra một cách hoàn hảo 100% từ đầu đến cuối. Để đảm bảo sự thành công toàn diện của sự kiện và đảm bảo tối đa việc kiểm soát rủi ro, bạn nên có phương án dự phòng nhân sự.
Tìm hiểu về việc tổ chức sự kiện tuyển dụng tại các doanh nghiệp
Các dịp tổ chức sự kiện tuyển dụng thường bắt đầu vào cuối năm học và đầu năm mới. Sự kiện tuyển dụng này sẽ do doanh nghiệp hoặc một tổ chức trung gian đứng ra tổ chức. Yêu cầu của tổ chức sự kiện tuyển dụng cũng tùy theo mục đích tổ chức và quy mô.
Mục tiêu tổ chức sự kiện tuyển dụng
Để tuyển dụng thêm các chiến binh gia nhập làm việc, các công ty, tổ chức luôn có nhu cầu tuyển thêm người. Xuất phát từ nhu cầu đó, những sự kiện tổ chức tuyển dụng đã được tổ chức. Mục đích chính của sự kiện tuyển dụng thường là tuyển dụng thêm nhân viên. Cũng có khi mục đích của sự kiện này là để quảng bá hình ảnh và sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Địa điểm tổ chức
Những địa điểm được lựa chọn để tổ chức sự kiện tuyển dụng thường là ở các trường đại học, cao đẳng, trường nghề…Cũng có khi lựa chọn địa điểm được là là những buổi Hội chợ ngành nghề tại những phòng hội trường, nhà sách, công viên, quảng trường lớn..hoặc có thể là ngay tại chính doanh nghiệp của họ. Nhưng đa phần địa điểm được yêu thích nhất và dễ đạt được mục đích nhất thường là các trường học.
Quy mô diễn ra
Nếu do có một doanh nghiệp đứng ra tổ chức thì sự kiện này cũng khá đơn giản. Có thể diễn ra ngay tại trong một lớp học nào đó hoặc tại doanh nghiệp với quy mô nhỏ. Quy mô lớn nếu chỉ có một doanh nghiệp tổ chức thì thường thông qua các buổi talkshow gặp gỡ sinh viên. Sự kiện tuyển dụng có nhiều doanh nghiệp tham gia, quy mô tổ chức sẽ rất lớn. Thường tổ chức gộp thành ngày hội việc làm, tuyển dụng cho sinh viên.
Đối tượng tham gia
Đối tượng tham gia những sự kiện tuyển dụng tất nhiên sẽ bao gồm những nhân viên phụ trách chính cho sự kiện này của doanh nghiệp. Đối tượng tham gia nhận tư vấn, tìm hiểu là các học sinh, sinh viên, bạn trẻ là những người đang có nhu cầu tìm hiểu, tìm kiếm việc làm. Đối tượng tham gia sự kiện này có thể sẽ có thêm các doanh nghiệp khác, những công ty đối thủ hay đối tác.
Lợi ích sự kiện tuyển dụng
Sau mỗi sự kiện tuyển dụng, ngoài đạt được mục đích đề ra ban đầu của mỗi doanh nghiệp, sẽ có thêm một số lợi ích khác. Các doanh nghiệp sẽ có thêm được được nhiều sự nhân diện cho mọi người, thể hiện được thế mạnh, ưu thế của chính mình. Người tham gia sẽ có thêm được nhiều cơ hội việc làm hơn, có cái nhìn khái quát hơn về thị trường việc làm theo ngành học.
Hướng dẫn cách thức tổ chức sự kiện hiệu quả, chuyên nghiệp
Để có được bất kỳ dự án tổ chức sự kiện nào thành công cũng đều cần đến sự tận tâm. Những kinh nghiệm và kiến thức là điều không thể thiếu cho bất kỳ nhân viên tổ chức sự kiện nào.
Thái độ tổ chức
Để tổ chức sự kiện hiệu quả, điều cần nhắc đến đầu tiên cần đó là thái độ tổ chức. Với bất kỳ sự kiện dù lớn, hay nhỏ vẫn luôn cần thái độ tổ chức một cách tận tâm, nhiệt tình nhất. Có như vậy sự kiện mới có thêm sức sống mạnh mẽ, khí thế, và lan tỏa được rộng hơn.
Tổ chức sự kiện luôn cần đến một thái độ chuyên nghiệp. Cách ứng xử, xử lý dự án, giải quyết tình huống. Bình tĩnh, tự tin và luôn luôn nỗ lực sẽ giúp bạn luôn tổ chức được những sự kiện đáng nhớ và thành công.
Kinh nghiệm tổ chức
Là một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn phải cần có kiến thức cơ bản về ngành nghề này. Có nền tảng mới có bước tiến vững chắc, xử lý sự kiện hợp lý. Và quan trọng hơn là từ nền tảng này có thể phát triển thêm được nhiều sáng tạo phù hợp cho các dự án.
Có kiến thức cơ bản, nhưng vẫn cần rất nhiều sự trau dồi, tìm tòi, tham khảo. Có thể thông qua việc đọc sách, tìm hiểu trên mạng, tham khảo cách thức tổ chức của tất cả loại hình tổ chức sự kiện. Tích lũy dần dần vốn kinh nghiệm dày dặn, để có thể tự tin nhận bất kỳ dự án nào. Vận dụng kinh nghiệm để xây dựng nên một thương hiệu bản thân uy tín, tin cậy đối với khách hàng.
Hình thức tổ chức
Tổ chức sự kiện theo khuôn mẫu sẽ giúp sự kiện đạt được thành công cao. Nhưng nếu bê y nguyên sẽ dẫn đến sự nhàm chán. Mỗi sự kiện luôn cần phải có sự sáng tạo, sự đổi mới phù hợp. Là một nhân viên tổ chức sự kiện, bạn nên không ngừng thay đổi, cầu toàn trong mọi bước đi.
Phong cách sự kiện nên đánh đúng vào đối tượng tham gia để khơi gợi sự hứng thú với họ và tạo sự tập trung, chú ý cần thiết tới sự kiện. Mỗi sự kiện đều được tổ chức phục vụ đối tượng đích hướng tới, vậy nên ý tưởng để tổ chức nên phát triển dựa trên sở thích, mong muốn của đối tượng tham gia để phát huy.
Kế hoạch triển khai
Mỗi dự án cần có kế hoạch triển khai hiệu quả rõ ràng. Nhờ có bản kế hoạch dự án, mà ta có thể nhìn thấy rõ hơn hướng đi rõ rệt. Có những hoạt động nào không phù hợp, những hoạt động nào không phục vụ theo mục đích chung. Kế hoạch tổ chức là một bản tổng thể để làm bất kỳ hoạt động nào cũng đều có thể chiếu theo đó mà xây dựng hành động, chi phí hợp lý. Những bản kế hoạch này cũng có thể lấy làm kinh nghiệm đối chiếu cho những sự kiện sau một cách hợp lý.
Đánh giá sự kiện
Kết thúc mỗi sự kiện, luôn cần có sự đánh giá. Để có thể biết được hiệu quả sự kiện có thành công hay không, hoạt động nào chưa tốt, hoạt động nào đã đạt. Đánh giá sau sự kiện vừa giúp bạn có cái nhìn cụ thể nhất về sự kiện vừa diễn ra, vừa giúp bạn biết được những thiếu sót cần khắc phục của bản thân. Vậy nên phần đánh giá sự kiện không thể nào thiếu được trong mỗi dự án tổ chức.
Thực hiện theo các nguyên tắc tổ chức sự kiện trên cần thiết cho một nhân viên tổ chức sự kiện. Để có thể hiện thực hóa những dự án sự kiện thành công, vẫn nên cần có đầy đủ những yếu tố trên. Vừa giúp bạn phát huy được bản thân vừa khiến bạn luôn yêu nghề và gắn bó. Tạo dựng nên được thương hiệu tổ chức sự kiện của riêng bạn.
Thiết lập việc phối kết hợp chặt chẽ trong tổ chức sự kiện
Kế hoạch tổ chức sự kiện
Mỗi dự án tổ chức sự kiện đều cần được lên kế hoạch cụ thể để triển khai hiệu quả. Kế hoạch sự kiện là phần “xương sống”, cốt lõi, mọi hoạt động của sự kiện đều được triển khai, bám sát kế hoạch. Nên khi nhận dự án tổ chức sự kiện nào đó, đầu tiên việc cần làm luôn là thiết lập một bản kế hoạch dự kiến và sau đó là cụ thể.
Mục tiêu sự kiện
Phần đầu tiên của bản sự kiện là là xác định mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể của sự kiện. Mỗi sự kiện diễn ra sẽ có mục đích tổ chức cụ thể. Từ mục đích chung hướng tới sẽ chia thành những mục đích cụ thể bắt buộc bạn phải hoàn thành trong phần mục các hoạt động triển khai.
Địa điểm, thời gian tổ chức
Việc lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức cũng rất quan trọng cho một sự kiện. Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện được lựa chọn sao cho phù hợp với mục tiêu sự kiện, phong cách tổ chức, đối tượng tham gia và chi phí tổ chức. Địa điểm, thời gian sự kiện cần được khảo sát thường xuyên để kịp thời ứng phó nếu có sự thay đổi bất ngờ.
Các hoạt động
Các hoạt động trong sự kiện đều được phân theo nhiều hạng mục, theo thời gian (trước, trong và sau sự kiện). Hoạt động diễn ra phục vụ cho những mục tiêu cụ thể đặt ra ở mục đầu tiên của bản kế hoạch. Các hoạt động này sẽ được thực hiện trước và cả trong khi sự kiện chính diễn ra.
Người phụ trách
Mỗi hoạt động cần thực hiện trong sự kiện cần có người phụ trách hoạt động. Những người phụ trách sẽ có trách nhiệm triển khai, sắp xếp người thực hiện, hỗ trợ, và phụ trách kết quả của hoạt động đó. Người phụ trách hoạt động cũng sẽ là người bám sát sự kiện trước, trong và cả sau khi sự kiện kết thúc.
Tổng kết sự kiện
Sự kiện kết thúc, nhưng vẫn cần phải tổng kết sau sự kiện. Thu dọn, thanh toán đầy đủ cho sự kiện. Đánh giá kết quả hoạt động dựa vào mục tiêu đề ra ban đầu và độ hài lòng của khách hàng. Nhờ có mục tổng kết sau sự kiện, mà bạn có thể nhìn ra được những cái đã làm và chưa làm được. Để có thể rút thêm cho mình thật nhiều kinh nghiệm cho những sự kiện tổ chức ra tiếp theo.
Việc phối hợp chặt chẽ khi tổ chức sự kiện trợ giúp trực tiếp cho sự kiện thành công hoặc thất bạn. Vậy nên bản kế hoạch càng chi tiết, tỉ mỉ rõ ràng, càng giúp chúng ta có được cái nhìn tổng quát trước khi sự kiện diễn ra và cả sau khi sự kiện kết thúc.
Hotline + Viber + Zalo: 0972.123.018 (Cameraman)
Mẫu tham khảo : www.heytv.vn
Facebook : https://vi-vn.facebook.com/rophistudio/
Trang Chủ : https://seotukhoa.com.vn/
0 nhận xét:
Đăng nhận xét