Bật mí 7 phương pháp tuyệt với hứa hẹn sẽ cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và doanh nghiệp bạn lên nhiều lần.
Tất cả các doanh nghiệp thành công đều hiểu năng suất quan trọng như thế nào trong môi trường làm việc. Đối với nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng để thăng tiến trong sự nghiệp. Đối với những nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và đón đầu được những xu thế, khó khăn mới trên thị trường.
Vậy làm thế nào để cải thiện năng suất làm việc? Muốn cải thiện 150% năng suất làm việc của nhân viên thì phải làm gì, làm thế nào và bắt đầu từ đâu? Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho hai câu hỏi trên, thì xin chúc mừng. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý giúp bạn cách đơn giản để cải thiện năng suất làm việc hiệu quả.
1. Tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng phương pháp game hóa (gamification process)
Động lực là một yếu tố thiết yếu để đảm bảo năng suất làm việc. Nhân viên thiếu động lực, đặc biệt là những người làm công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, thường có năng suất làm việc tệ hơn so với đồng nghiệp của mình.
Bạn nghĩ sao nếu chơi game chính là lời giải hữu hiệu cho vấn đề này?
Con người vốn được truyền động lực bởi thử thách, mà ở trong game, các thử thách đều đi kèm với một phần thưởng, do đó bạn luôn có động lực chinh phục thử thách để giành được phần thưởng đó.
Dựa vào quy tắc này, bạn sẽ nhận ra nếu biết game hoá công việc, biến hoạt động nhàm chán thường ngày thành trò chơi, thì hiệu quả làm việc sẽ cải thiện rất nhiều. Tương tự như một trò chơi nhập vai, hãy biến nhân viên của bạn thành một người hùng và game hóa những yếu tố sau để hoàn thiện trò chơi cải thiện năng suất của bạn:
Nhiệm vụ trong game tương ứng với công việc phải làm của nhân viên. Có thể chia chúng ra thành nhiệm vụ chính và phụ dựa vào mức độ quan trọng của công việc.
Kho báu, điểm kinh nghiệm tương ứng với phần thưởng khi hoàn thành công việc. Ngoài những khoản tiền thưởng, bạn có đa dạng hóa hình thức hình thức khen tặng bằng ngày nghỉ phép hay tuyên dương nội bộ.
Thăng cấp (lên level) trong game tương ứng với việc được thăng tiến lên vị trí mới.
Sử dụng phương pháp game hóa hợp lý, bạn sẽ luôn tạo ra được sự hứng khởi khi làm việc cho nhân viên, gián tiếp thúc đẩy họ tăng năng suất làm việc.
2. “Này, nhân viên, đừng làm nữa, hãy nghỉ đi!”
Phải, bộ não rất kì diệu, tuy nhiên chúng không phải máy móc. Chúng cũng biết mệt mỏi, giống như cơ thể con người vậy.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Bộ não con người có thể tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng 90 - 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống, chúng ta cần một quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất làm việc.
Để tối ưu hóa năng suất, hãy cho nhân viên của bạn nghỉ ngơi. Hãy coi công ty của bạn như một lớp học, chia ngày làm việc ra thành 4 - 5 ca 90 phút. Giữa mỗi ca làm việc nhân viên sẽ được phép ra chơi để thư giãn đầu óc, đảm bảo hiệu suất làm việc trong mỗi ca được đẩy lên cao nhất.
Bạn hoàn toàn có thể gợi ý nhân viên ra ngoài đi dạo để hít thở không khí trong lành. Việc làm đơn giản này sẽ giúp họ giải quyết những ý nghĩ căng thẳng về công việc đang dồn nén.
3. Yêu cầu nhân viên cập nhật tiến độ làm việc theo thời gian thực và phản hồi chúng kịp thời
Hãy đảm bảo bạn nắm được tình trạng, tiến độ làm việc của từng nhân viên mình quản lý. Đồng thời đưa ra feedback nhanh chóng để họ tiếp thu và giải quyết kịp thời những vấn đề còn đang tồn đọng trong công việc của họ.
Qua phương pháp này, bạn có thể:
Đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên để có thể đưa ra những biện pháp tối ưu hiệu quả công việc trong tương lai
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên
Đánh giá năng lực và khả năng phát triển của nhân viên
Làm cơ sở xác định mức lương, thưởng, tạo động lực cho người lao động thông qua việc công nhận đúng mức thành tích của họ.
Để áp dụng phương pháp này, bạn có rất nhiều cách tiếp cận. Một trong số đó là sử dụng phần mềm theo dõi tiến độ công việc Base Wework, cho phép nhân viên trao đổi và cập nhật tiến độ dự án linh hoạt với cấp trên. Nhưng hãy luôn nhớ rằng, tất cả các cách tiếp cận của bạn đều nhắm đến một mục đích cuối cùng là nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên và doanh nghiệp.
4. Đừng bao giờ quản lý nhân viên theo mô hình Micro-management máy móc
Với Micro-management (quản lý vi mô), người quản lý sẽ có khuynh hướng đưa ra mục tiêu cụ thể, và kiểm soát tất tần tật những hành động, kể cả nhỏ nhất, của từng nhân viên.
Dưới phương pháp quản lý này, nhân viên sẽ trở nên bị động và lệ thuộc vào người giám sát của mình. Điều này, vô hình chung, bóp nghẹt sự tự tin, khả năng sáng tạo và tiềm năng phát triển của họ. Micro-management chẳng khác nào liều thuốc độc cho năng suất làm việc của một doanh nghiệp.
Hãy khuyến khích nhân viên chủ động xây dựng phong cách làm việc khiến họ cảm thấy thoải mái nhất. Cần phải hiểu rằng, mỗi người đều có phương pháp làm việc vô cùng khác nhau. Điều mà bạn nên quan tâm đến chỉ là kết quả sau cuối mà họ đưa ra.
Chỉ nên can thiệp vào công việc của nhân viên khi năng suất và hiệu quả làm việc của họ đang gặp vấn đề nghiêm trọng. Hãy nhớ rằng một môi trường làm việc tự do, cởi mở chính là vườn ươm tốt nhất cho những nhân viên tài năng.
5. Phân công công việc thực tế và phù hợp với năng lực của nhân viên
Bạn nghĩ nhân viên của mình có thể làm việc hiệu quả trong một mớ công việc khó khăn - chồng chất - khó khăn không? Đồng ý là bạn cần những thử thách để phát triển tiềm năng của một nhân viên, nhưng đừng quá lạm dụng chúng. Nên nhớ, nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc trì hoãn, giảm năng suất làm việc của nhân viên chính là do số lượng công việc quá tải.
Chỉ phân công những công việc thực tế với độ khó vừa đủ với nhân viên để tạo động lực làm việc hiệu quả cho họ. Đừng làm khó nhân viên với những công việc có yêu cầu quá cao cùng deadline gắt gao. Nước đi này sẽ đánh sập động lực của nhân viên, dẫn đến kết quả không thể tránh khỏi - tụt giảm năng suất làm việc.
6. Khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động thể dục thể thao
Việc phải ngồi làm việc 24/7 trước màn hình máy tính đang khiến cho phần lớn bộ phận nhân viên văn phòng cảm thấy mệt mỏi. Tác hại của nó được ví tương đương việc hút thuốc lá. Thậm chí, ngồi nhiều có thể gây tử vong sớm hơn cả bệnh béo phì. Và tất nhiên, việc này có ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc của doanh nghiệp trên con đường dài hạn.
Để cải thiện sức khỏe của nhân viên, hãy tổ chức và khuyến khích họ tham gia các hoạt động thể dục thể thao theo một lịch trình nhất định. Bạn có thể cân nhắc đến các loại hình thể dục thể thao đơn giản, dễ áp dụng trong doanh nghiệp như: bóng đá, chạy bộ, đạp xe hay thậm chí là bơi lội.
Loại hoạt động này sẽ không chỉ giữ cho nhân viên khỏe mạnh và mà còn giúp họ có tinh thần minh mẫn hơn khi làm việc. Hãy luôn ý thức được rằng nhân viên chính là nguồn tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp.
7. Bắt tay cùng “trợ thủ” công nghệ
Trong kỷ nguyên công nghệ, việc áp dụng công nghệ vào trong bộ máy làm việc của doanh nghiệp dường như là tất yếu. Mục đích của công nghệ là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, vì vậy hãy cân nhắc lựa chọn những sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng. Vì vậy, khi chọn lựa giải pháp công nghệ, hãy chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân sự nhất.
Các phần mềm được thiết kế cho một mục đích cụ thể, ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm cộng tác nội bộ nhóm, sẽ chuyên biệt và dễ sử dụng hơn cho từng mục đích cụ thể, hơn là các chương trình tổng quát như ERP, khi đó nhân viên của bạn sẽ dễ dàng làm quen với công cụ làm việc và cải thiện năng suất tốt hơn.
Nếu bạn là một nhà quản lý đang tìm kiếm giải pháp tăng năng suất doanh nghiệp, chúng tôi gợi ý giúp bạn giải pháp Wework - phần mềm chuyên biệt cho quản lý công việc và cộng tác nhóm, tập trung giải quyết vấn đề cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp, với các ưu điểm sau:
Không cần cài đặt, dùng online trên nền tảng đám mây, nhân viên có thể truy cập và làm việc ở bất cứ đâu.
Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm bớt công sức cập nhật tình trạng công việc, tiết kiệm thời gian meeting.
Tính năng nhắc việc, đặt ưu tiên công việc, đặt ngày hết hạn, giúp hạn chế tối đa tình trạng trễ deadline.
Giao diện quản lý theo dạng to-do list, Kanban và Gantt chart, linh hoạt, phù hợp với đặc thù công việc của các team khác nhau.
Cải thiện năng suất tại nơi làm việc chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng. Tuy nhiên, với 7 gợi ý bên trên, chắc chắn bạn sẽ phần nào đó giải tỏa được vấn đề này. Hãy luôn nhớ rằng, nhiệm vụ của bạn là tạo ra một môi trường lành mạnh và đầy sự cộng tác, nơi nhân viên sẽ được hỗ trợ tối đa để làm việc thật hiệu quả.
Dọn dẹp khu vực làm việc sạch sẽ có thể tăng năng suất lao động?
Năng suất làm việc lại có mối quan hệ chặt chẽ với sự gọn gàng ngăn nắp của mỗi nhân viên!
Có thể bạn chưa biết: Không gian văn phòng và hiệu quả làm việc là hai yếu tố có quan hệ mật thiết với nhau: Càng bừa bộn bao nhiêu, năng suất lao động của bạn càng dễ dàng sụt giảm bấy nhiêu!
Dưới góc độ suy luận logic thông thường, khẳng định này hoàn toàn có lý: Khi bàn làm việc của bạn không được sắp xếp ngăn nắp, chỉ riêng chuyện tìm kiếm giấy tờ và vật dụng cũng sẽ khiến bạn tiêu tốn cả núi thời gian. Minh chứng dưới dạng số liệu, khảo sát trên toàn cầu của IDC đã chỉ ra rằng, nhiều nhân viên văn phòng dành tới 2 tiếng 1 tuần chỉ cho việc tìm kiếm tài liệu (cả bản cứng và mềm)
Không dừng lại ở đó, sự lộn xộn tại nơi công sở cũng để lại nhiều tác động gián tiếp khác. Theo nghiên cứu của tiến sĩ tâm lý học Libby Sander, thuộc đại học Bond, môi trường vật lý ảnh hưởng đáng kể tới nhận thức, cảm xúc và hành vi của một nhân viên văn phòng. Các hội chứng tâm lý tiêu cực như stress hay lo lắng quá độ một phần xảy đến bởi sự bừa bộn; Chúng góp phần khiến bạn mất đi khả năng tập trung vốn có, làm việc với phong độ yếu kém và gây lãng phí tới 190 tỷ đô mỗi năm cho các doanh nghiệp!
Đã đến lúc bạn nhận ra mặt trái của sự bừa bộn trong cuộc sống công việc của mình và bắt tay vào dọn dẹp chúng ngay lập tức!
Để làm việc hiệu quả, hãy gọn gàng như người Nhật
Nhận thấy được mặt trái của việc bố trí môi trường làm việc thiếu hợp lý, các tổ chức Nhật Bản, vốn đã nổi tiếng với sự chỉn chu của mình, quyết tâm dành thời gian để nghiên cứu các phương pháp chỉnh đốn lại không gian hoạt động trong doanh nghiệp.
Nổi bật hơn cả, phương pháp 5S, với phương châm: “Ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể mang lại tác động tích cực đến năng suất tổng thể” đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong việc tái bố trí khu vực làm việc.
Vậy 5S là gì?
5S là một trong những hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng trong tất cả các nhà máy của Toyota. Hệ thống nguyên tắc này giúp khởi tạo và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – ngăn nắp – sạch sẽ.
Nhưng không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, duy trì nguyên tắc 5S đã giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc một cách có nguyên tắc. Hai yếu tố không gian trật tự và làm việc theo nguyên tắc được các lãnh đạo của Toyota coi là nền tảng căn bản để tăng hiệu suất lao động đồng thời giảm thiểu đến mức thấp nhất các tai nạn lao động.
Ngày nay, trong các doanh nghiệp hiện đại, 5S ra đời với vai trò là công cụ sắp xếp và tinh giản không gian khoa học, giúp làm giảm lãng phí và nâng cao năng suất trong bất kỳ không gian làm việc nào – dù là văn phòng nhỏ, bàn làm việc cá nhân, hay cơ sở sản xuất khổng lồ. Bởi vậy, dù ban đầu 5S được sử dụng chủ yếu cho môi trường sản xuất, sau này, việc ứng dụng chúng trở nên rộng rãi hơn rất nhiều.
Quy trình tiến hành phương pháp 5S
5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật (tương ứng với quy trình 5 bước):
Seiri – “Sàng lọc”
Seiton – “Sắp xếp”
Seiso – “Sạch sẽ”
Seiketsu – “Săn sóc”
Shitsuke – “Sẵn sàng”
Trong đó:
Bước 1: Seiri - Sàng lọc
Đây có lẽ là bước khó khăn nhất trong phương pháp 5S, khi bạn cần phải học cách loại bỏ bất cứ thứ gì không cần thiết trong không gian làm việc của mình. Đó có thể là công cụ, tài liệu hay vật dụng cá nhân. Nếu bạn đã không đoái hoài tới những món đồ này trong vòng từ 1 tới 2 tháng, hay chúng không phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ hiện tại của bạn, hãy đặt quyết tâm tạm biệt chúng ngay lập tức.
Đem tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những đồ vật dù là nhỏ nhất nhưng không được sử dụng đến sẽ làm cho không gian làm việc được thông thoáng, đồng thời tăng tính hiệu quả cho bước thứ 2.
Bước 2: Seiton - Sắp xếp
Sakichi Toyoda, ông chủ của hãng Toyota đã rất tâm đắc với một câu nói nổi tiếng của nhà văn Anh Samuel Smile “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó”. Đây cũng chính là tinh thần của bước thứ hai trong hệ thống 5S.
Sau khi đã sàng lọc và quyết định giữ lại những món đồ thật sự cần thiết, bạn phải sắp xếp chúng trong không gian làm việc của mình thật khoa học, dễ nhớ dễ tìm. Mục tiêu của bước Sắp xếp là đảm bảo dòng chảy lao động của một cá nhân được diễn ra trơn tru, hiệu quả.
Một điều quan trọng khác, tất cả các dụng cụ lao động sẽ được bày xếp một cách công khai ở khu vực làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giác (visual management). Nó sẽ giúp những người làm việc xung quanh khu vực đó dễ nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ và dễ trả lại những dụng cụ mà họ cần.
Bạn có thể tham khảo thêm một vài nguyên tắc sắp xếp khu vực làm việc cơ bản của người Nhật dưới đây:
Khu vực trung tâm của bàn làm việc nên để trống. Lý do bởi đây là khu vực bạn sử dụng nhiều nhất. Bạn không nên để vật gì cố định làm vướng víu bạn khi giải quyết công việc.
Bạn nên để máy tính tại góc trái bàn làm việc của mình (người thuận tay trái thì ngược lại). Để máy tính theo hướng ngồi thuận giúp bạn dễ dàng thao tác khi làm việc hơn, đồng thời tránh tình trạng mỏi lưng, cổ thường xuyên diễn ra với dân văn phòng.
Đồ dùng được sử dụng thường xuyên thì để gần phạm vi sải tay để dễ bề tiếp cận, số còn lại có thể được sắp xếp ở khu vực xa hơn, tránh hạn chế tầm mắt quan sát.
Mọi đồ vật phải có “địa chỉ” cố định, sau khi sử dụng xong phải trở về đúng vị trí đó, tránh tình trạng dùng đâu đặt đấy.
Đối với những giấy tờ, chứng từ không thể số hóa được, hãy đánh dấu chúng bằng màu sắc và con số để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng trong trường hợp cần thiết. Chẳng hạn, với hợp đồng bán hàng, bạn có thể để trong 1 ngăn tủ có gắn nhãn đỏ, được phân chia thành từng tệp lưu trữ có đánh số thứ tự theo doanh thu tháng.
Bước 3: Seiso - Sạch sẽ
Ngoài khía cạnh sắp xếp khoa học, một khu làm vực làm việc tiêu chuẩn trong 5S cũng cần phải được giữ vệ sinh sạch sẽ. Việc đảm bảo mỹ quan cho môi trường giúp nhân viên có tâm lý tươi mới và thoải mái hơn khi bắt tay vào làm việc.
Để giữ vệ sinh trong khu vực làm việc hiệu quả, hãy tập cho mình thói quen thu gọn rác thải sau khi sử dụng và lập tức loại bỏ chúng. Đồng thời, hãy lên lịch dọn dẹp định kỳ, đầu ngày từ 3-5 phút để thu vén và chỉnh đốn lại không gian cá nhân, tránh để xảy ra tình trạng lộn xộn trước khi làm việc.
Bước 4: Seiketsu - Săn sóc
Bước săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 bước đầu tiên của phương pháp 5S theo hệ thống. Để đảm bảo phương pháp 5S được vận hành có hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập những quy chuẩn nêu rõ phạm vi, trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 5S tại từng vị trí.
Việc miễn cưỡng tiếp nhận trách nhiệm có thể để lại những hệ quả xấu, vậy nên 5S chỉ thực sự được coi là thành công khi ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn giũa và phát triển quá bước 4.
Bước 5: Shitake - Sẵn sàng
Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống 5S, nó là bước cuối cùng nhưng sẽ không bao giờ kết thúc. Bởi hiểu theo một cách nào đó Shitsuke chính là động lực để duy trì sự vận hành ổn định của hệ thống 5S. Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất tinh thần kỷ luật cá nhân của người Nhật.
Ở bước này, các nhà quản lý sẽ giúp nhân viên của mình hiểu rõ giá trị của những nguyên tắc 5S thông qua những buổi trao đổi dành riêng cho chủ đề này. Qua trao đổi, mỗi nhân viên có thể tìm thấy cho mình động lực để tự thúc đẩy bản thân duy trì sự cố gắng tuân thủ và giữ gìn trật tự nơi làm việc một cách liên tục.Từ đó, tạo ra cho mình một phong cách làm việc có nề nếp và tính trách nhiệm cao.
5S có thể đem lại những lợi ích gì cho bạn?
Nhờ tính chất dễ hiểu, dễ nhớ, có tính hệ thống cao phương pháp 5S, bạn hoàn toàn có thể áp dụng nó một cách sáng tạo trong cuộc sống. 5S sẽ không chỉ giúp bạn diệt trừ sự bừa bộn thường nhật, làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp bạn hình thành nhiều thói quen đáng quý ngay trong cuộc sống hàng ngày.
Đối với nhân viên văn phòng, nguyên tắc vàng này giúp sắp xếp và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – sạch sẽ – thông thoáng. Những ý tưởng hay chỉ có thể đến khi tâm trí bạn tĩnh lặng, vậy nên hãy nhớ ngoại cảnh phản ánh nội tâm của bạn. Áp dụng 5S để sắp xếp không gian làm việc trên máy tính và bàn làm việc là một cách để bạn nhìn lại toàn bộ công việc của mình, sắp xếp lại thế giới bên trong, từ đó tạo nên một trật tự mới, hiệu quả và rõ ràng hơn.
Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp non trẻ, nhất thiết nên dành thời gian quý báu của mình để nghiên cứu hệ thống quản lý này. Việc áp dụng 5S vào việc quản lý công việc sẽ giúp bạn xây dựng được một tập thể những nhân viên làm việc có nguyên tắc và trách nhiệm. Không có gì quý hơn với một doanh nghiệp là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. 5S sẽ giúp bạn đào tạo nhân viên của mình một cách thiết thực ngay từ trong những hoạt động nhỏ nhất hàng ngày.
Giả dụ, bạn đang sở hữu một cửa hàng dịch vụ, 5S sẽ càng phát huy tác dụng của nó. Sự ngăn nắp – gọn gàng- trật tự – sạch sẽ được duy trì lâu dài trước nhất sẽ tạo ra những ấn tượng thực sự tốt đối với khách hàng khi bước vào. Bởi ai cũng hiểu rằng ở đâu có sự trật tự, ở đó có tính kỷ luật và trách nhiệm. Bên cạnh đó, 5S còn giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý trang thiết bị, hàng hóa và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong cửa hàng. Đồng thời, đây cũng là cách hữu hiệu để tập cho nhân viên của bạn thói quen trung thực và tác phong làm việc có nề nếp.
Tạm kết
Sự đột phá vĩ đại có thể đến từ những chi tiết nhỏ bé nhất, và câu chuyện giữa năng suất lao động và môi trường làm việc cũng tương tự như vật. Bằng việc ứng dụng phương pháp 5S cho bản thân trước tiên, và doanh nghiệp sau này, biết đâu, sẽ có một ngày doanh nghiệp của bạn trở nên thành công như Toyota sau này?
Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18 ( Ms. Nguyệt )
Email: nguyethey@gmail.com
Website: https://maula.vn
SP: https://www.youtube.com/watch?v=VLUrkEZInDw
Bh: https://trungdan.com/may-dong-phuc-gia-re-tai-tphcm.html
Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
0 nhận xét:
Đăng nhận xét