Ngoài khối lượng công việc của bạn, bạn cũng có thể được giao nhiệm vụ đảm bảo phần còn lại của tổ chức sử dụng thời gian hiệu quả.
Chúng tôi đã tập hợp một số mẹo quản lý thời gian quan trọng để giúp bạn vượt qua cả ngày. Bạn cũng có thể chuyển lời khuyên này cho nhân viên và giúp công ty của bạn trở thành một nơi hiệu quả hơn.
Xem thêm: trungdan.com
1. Tạo danh sách việc cần làm tốt hơn
Không có gì đột phá về việc sử dụng danh sách việc cần làm như một công cụ để quản lý và tổ chức thời gian. Tuy nhiên, bạn có thể cải thiện cách bạn tạo danh sách nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Ví dụ: danh sách việc cần làm của bạn có quá chung chung không? Hãy thử nhận cụ thể hơn. Thay vì viết xuống “Cập nhật sổ tay nhân viên” trên danh sách của bạn, hãy thu hẹp nó xuống để cập nhật một phần nhất định. Không chỉ xem xét hồ sơ. Quyết định vị trí mở nào bạn sẽ tập trung vào và chọn một số lượng người đăng ký để xem xét.
Khi bạn lắp ráp danh sách đó, hãy cố gắng phân loại mọi thứ theo thứ tự ưu tiên cũng như loại công việc (thủ tục giấy tờ, cuộc gọi điện thoại, phỏng vấn, đào tạo nhân viên), cho dù đó là mục khẩn cấp nhất trong danh sách của bạn hay không điều bạn đang lừa đầu tiên. Điều này là phổ biến, nhưng lời khuyên có giá trị từ các chuyên gia năng suất, huấn luyện viên nghề nghiệp và thậm chí cả Mark Twain.
Twain được cho là đã nói, "Ăn một con ếch sống đầu tiên vào buổi sáng và không có gì tệ hơn sẽ xảy ra với bạn trong thời gian còn lại trong ngày."
Bằng cách làm những việc khó khăn ngay lập tức, bạn tránh xu hướng trì hoãn, và bạn sẽ mang một cảm giác hoàn thành với bạn cả ngày làm việc.
Một mẹo khác để giúp bạn gắn bó với danh sách việc cần làm của bạn là công khai. Hãy thử chia sẻ mục tiêu hàng ngày giữa các đồng nghiệp để giữ cho nhau chịu trách nhiệm hoặc đăng danh sách của bạn lên bảng trắng trong văn phòng của bạn nơi bất kỳ ai cũng có thể xem. Khi bạn không thể ẩn khỏi danh sách của mình, bạn có nhiều khả năng hoàn thành nó hơn.
2. Tạo danh sách không thực hiện
Có lẽ cũng quan trọng như danh sách việc cần làm là danh sách những thứ bạn không nên làm với ngày của bạn ít phổ biến hơn. Jim Collins đề xuất chiến lược này trong cuốn sách Good to Great, và guru năng suất, Tim Ferris, tác giả của Tuần lễ làm việc 4 giờ bán chạy nhất, viết về khái niệm này trên blog của mình.
Ferris nói lý do cho việc tạo danh sách này là đơn giản "những gì bạn không làm xác định những gì bạn có thể làm."
Danh sách không làm có thể ít hơn một thói quen hàng ngày hơn là một bộ sưu tập những thứ mà bạn biết có thể làm tổn thương năng suất của bạn.
Xác định những điều trong ngày của bạn mà trở thành thời gian hút và phiền nhiễu:
- Không đọc hoặc trả lời email cá nhân.
- Đừng tham dự các cuộc họp trừ khi sự hiện diện của bạn là cần thiết.
- Đừng bị cuốn vào bộ phim văn phòng.
Bạn cũng có thể sử dụng danh sách để tự nhắc mình về những thiếu sót cá nhân:
- Đừng ngại ủy thác.
- Đừng là người cầu toàn.
- Đừng than phiền trước đồng nghiệp.
Bài tập này sẽ giúp bạn đặt tầm nhìn của mình vào các nhiệm vụ có thể tạo sự khác biệt thực sự khi bạn làm việc.
3. Dành một khoảng thời gian cụ thể cho email
Xem thêm: Nhậnlàm clip tphcm
Trong khi đó là một phần quan trọng trong kinh doanh, việc gửi và trả lời email đã trở thành một trong những nhiệm vụ tốn thời gian nhất trong ngày làm việc hiện đại.
Hộp thư đến email của bạn cũng có thể là một phân tâm lớn. Đừng bị ám ảnh khi nhận được tin nhắn chưa đọc. Thay vào đó, hãy chọn một hoặc hai lần mỗi ngày khi bạn sẽ tập trung vào việc gửi email.
Tắt các thông báo bật lên trên màn hình của bạn và duyệt qua bạn từ nhiệm vụ trong tầm tay.
Thế giới sẽ không kết thúc nếu bạn không trả lời email ngay lập tức. Nếu ai đó khẩn trương cần sự chú ý của bạn, họ có thể đến gặp bạn trực tiếp hoặc nhấc điện thoại và gọi cho bạn.
Trong một số môi trường làm việc, có quá nhiều việc phải làm qua email. Nhiều công ty sáng tạo đang sử dụng các công cụ khác nhau để giao tiếp kỹ thuật số hoạt động giống như các ứng dụng nhắn tin có tổ chức cao hơn với khả năng lọc theo nhóm và dự án.
Nếu bạn nghĩ rằng công ty của bạn có thể hưởng lợi từ các công cụ như thế này, hãy bắt đầu bằng cách xem Slack và HipChat. Các chương trình này thậm chí còn được gọi là "kẻ giết người email".
4. Thử các cuộc họp đứng lên
Ngoài các email, các cuộc họp liên tục có thể là một cái gai ở bên cạnh các chuyên gia nguồn nhân lực. Có thể rất khó bỏ lỡ nhiều cuộc họp này. Nhưng, nếu có một số nơi bạn không cần thiết hoặc có thể được tóm tắt sau đó, đừng ngần ngại lịch sự yêu cầu bỏ qua chúng.
Tránh xa khỏi phòng hội nghị, ra khỏi ghế của bạn và lên chân của bạn là một cách tốt để có khả năng làm giảm thời gian cuộc họp hàng ngày tiêu thụ. Cuộc họp đứng lên, còn được gọi là scrums hoặc cuộc trò chuyện nhóm, có nghĩa là để cắt lông tơ và theo nghĩa đen giữ mọi người trên ngón chân của họ.
Một người đóng góp cho Forbes.com cho biết việc thực hiện các cuộc họp đứng lên đã giúp công ty của ông cắt giảm thời gian họp 25% và đứng lên làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn. Ông cũng nói đùa rằng nhân viên ít có khả năng ngủ thiếp đi trong một cuộc họp đứng lên.
Là một phần thưởng thêm, bất kỳ cơ hội nào để hạn chế thời gian ngồi có quyền lợi sức khỏe và sức khỏe cho người lao động.
5. Lên lịch thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng
Lịch của bạn có thể có các cuộc họp và cuộc hẹn hàng ngày trên lịch, nhưng bạn cũng đang sử dụng lịch để chặn thời gian làm việc trên những điều cụ thể? Bạn nên!
Có một kỹ thuật năng suất được gọi là chặn thời gian yêu cầu bạn dành nhiều giờ cho một nhiệm vụ quan trọng để bạn có thể tập trung vào thứ gì đó là ưu tiên hàng đầu.
Khái niệm này trái ngược với ý tưởng rằng đa tác vụ là một cách tốt để làm việc hiệu quả. Đó là bởi vì nó chỉ ra có rất nhiều nghiên cứu cho thấy đa nhiệm không có hiệu quả. Các chuyên gia, như giáo sư tâm lý Clifford Nass thuộc Đại học Stanford, nói rằng nó sẽ thực sự kết thúc lãng phí nhiều thời gian hơn là tiết kiệm.
Thời gian dự trữ trong ngày để đóng cửa của bạn, tắt càng nhiều phiền nhiễu càng tốt và có được những điều thực hiện quan trọng nhất. Bây giờ bạn có thể làm việc trên những thứ như nghiên cứu các lợi ích sức khỏe nhóm thích hợp, tuyển dụng tài năng hàng đầu và cải thiện văn hóa nơi làm việc.
6. Sạc lại bộ não của bạn bằng cách nghỉ ngơi nhanh chóng
Bạn xứng đáng được nghỉ ngơi một hoặc hai, và các nghiên cứu cho thấy việc nghỉ ngơi ngắn giữa các nhiệm vụ làm tăng năng suất.
Nghỉ ngắn giúp bạn giải tỏa tâm trí của mình đồng thời khuyến khích sự sáng tạo và giải quyết vấn đề. Theo một bài viết trên The Huffington Post, trong đó trích dẫn một số nghiên cứu, nghỉ giải lao thường xuyên như một lần một giờ có thể làm cho bạn hiệu quả hơn. Bạn sẽ trở lại công việc trẻ trung và tập trung lại.
Những gì bạn làm với giờ nghỉ của bạn là quan trọng. Rõ ràng, tốt nhất là không nên sử dụng chúng cho những thói quen không lành mạnh như hút thuốc lá hoặc tiêu thụ đồ ăn vặt và soda. Hãy đứng dậy và di chuyển xung quanh bất cứ khi nào có thể vì đây không chỉ là bài tập tốt mà còn giúp kích thích não bộ của bạn.
Nếu bạn ở bàn làm việc của mình, hãy nghe nhạc thư giãn hoặc động lực, đọc một bài báo thú vị hoặc uống một ít nước. Mất nước có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất, nhưng nước uống có thể làm giảm căng thẳng và thúc đẩy tinh thần rõ ràng.
7. dọn dẹp bàn của bạn
Không có gì bí mật khi tổ chức là điều cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả. Điều đó vượt ra ngoài email của bạn, tủ hồ sơ của bạn và các tệp trên màn hình máy tính của bạn. Nó bao gồm môi trường xung quanh của bạn ... như máy tính để bàn vật lý của bạn.
Giữ sạch khu vực làm việc của bạn là một cách tốt để tránh căng thẳng. Trong nguồn nhân lực, có rất nhiều tài liệu để giải quyết. Cọc giấy trên bàn của bạn sẽ làm bạn mất tập trung và gây lo lắng, điều này sẽ khiến việc quản lý thời gian của bạn trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, hãy tạo không gian làm việc cá nhân là một nơi yên bình hơn.
Craig Jarrow, từ blog Time Management Ninja, cung cấp một bộ tư vấn để giúp bạn giữ cho bàn làm việc sạch sẽ, có tổ chức và hiệu quả.
8. Hãy ổn với câu nói “không”
Mọi người mong đợi rất nhiều từ bộ phận nhân sự. Cho dù đó là nhân viên có câu hỏi, người quản lý có đề xuất hoặc thuê mới cần được trợ giúp, mọi người trong công ty đều dựa vào bạn vì điều gì đó.
Bạn chắc chắn sẽ được yêu cầu làm rất nhiều khi bạn đã có một đĩa đầy đủ. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải học cách nói “không” với các yêu cầu không phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của bạn.
Có thể nói “không” và vẫn hữu ích. Đề xuất các cách để nhân viên tự giải quyết vấn đề. Hướng mọi người đến các tài nguyên nơi họ có thể tìm thấy câu trả lời họ cần.
Biết được cách thức và thời gian để giao phó trách nhiệm là một cách tuyệt vời để giảm bớt gánh nặng của bạn khi bạn hoặc các nhân viên khác cảm thấy bị làm việc quá sức.
Nhận ra rằng ủy nhiệm có nghĩa là nhiều hơn là chỉ chuyển công việc cho người khác. Chủ tịch của SuccessSystems, Inc., Sam Lloyd.
“Thông thường, các nhà quản lý nghĩ rằng họ đang ủy nhiệm khi họ giao nhiệm vụ cho nhân viên. Đôi khi điều này chỉ đơn thuần là bán phá giá cho mọi người. Đoàn đại biểu thực sự phân công trách nhiệm cho các kết quả cùng với thẩm quyền thực hiện những gì cần thiết để tạo ra kết quả mong muốn. ”
9. Dừng lại vào cuối ngày làm việc
Xem thêm: Nhận làm clip
Chỉ có 24 giờ trong một ngày, và bạn chỉ nên dành khoảng tám trong số những người tập trung vào công việc. Blog đề xuất điều trị vào cuối ngày làm hạn chót của bạn.
"Điều này sẽ buộc bạn phải đặt kỳ vọng hợp lý cho bản thân mỗi ngày và hoàn thành mọi thứ bạn dự định."
Khi bạn hình thành một thói quen liên tục ở lại trễ hoặc đi làm về nhà với bạn, nó không chỉ phá vỡ cân bằng cuộc sống công việc của bạn, nó cũng có thể dẫn đến sự trì hoãn. Bạn sẽ luôn tự nhủ rằng bạn sẽ hoàn thành một thứ gì đó ở nhà hoặc bạn sẽ ở lại một lát sau đó. Điều đó không nhất thiết thể hiện sự cống hiến nhiều như nó cho thấy thiếu kỹ năng quản lý thời gian.
Không có gì sai khi được cam kết với công việc của bạn, và sẽ có những lúc làm việc thêm giờ là cần thiết. Tuy nhiên, tốt nhất là tránh làm cho phần đó của thói quen của bạn.
10. Xem lại thành tích của bạn và lên kế hoạch trước
Ngày đã xong. Bạn đã đạt được bao nhiêu danh sách việc cần làm? Dưới đây là một cách để tránh những nơi bạn không làm.
Một trong những điều cuối cùng bạn nên làm trước khi bạn về nhà trong ngày là tạo thêm một danh sách nữa. Đây là danh sách tất cả được thực hiện của bạn, đây là một khái niệm mới hơn, ngược lại với danh sách việc cần làm.
Nghệ thuật của Danh sách Xong. Nó giải thích làm thế nào những người làm cho một cái gì đó mỗi ngày, giống như một thợ mộc, đầu bếp hay nghệ sĩ, thường có một vật thể như là bằng chứng về công việc khó khăn của họ. Tuy nhiên, nó có thể là một chút khác nhau cho nhân viên văn phòng. Bạn cần một cái gì đó mà kỷ niệm thành tựu của bạn.
"Hành động đơn giản tạm dừng để phản ánh và thừa nhận những nỗ lực của bạn cung cấp động lực thúc đẩy, tập trung và hiểu biết có giá trị mà nếu không sẽ bị mất giữa ngày bận rộn của bạn."
Bài báo 99u cũng giải thích rằng loại viết danh sách này có thể giúp bạn học hỏi từ những sai lầm và kiểm tra xem bạn có dành thời gian cho những điều đúng hay không.
Cố gắng không tập trung quá nhiều vào những gì còn thiếu dấu kiểm trong danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn. Thay vào đó, hãy chuyển chúng sang danh sách của ngày tiếp theo và tái cấp phép.
Bây giờ bạn sẽ đi trước một bước cho ngày mai. Đó là một số quản lý thời gian tốt!
Trợ giúp quản lý thời gian cho nguồn nhân lực
Khi nói đến việc quản lý lợi ích sức khỏe và giảm thiểu thủ tục giấy tờ, nhà tài trợ của chúng tôi, Security Health Plan, cung cấp một số giải pháp tuyệt vời cho người sử dụng lao động ở Wisconsin.
Điều đó bao gồm My Choice, cung cấp các chương trình bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên dễ sử dụng và dễ lựa chọn. Công nhân của bạn có thể đăng ký trực tuyến và bạn có thể dễ dàng theo dõi đăng ký của họ. Ngoài ra, Lựa chọn của tôi cung cấp các báo cáo được phân loại bao gồm phí bảo hiểm, tóm tắt biên chế và hơn thế nữa. Bạn có thể xem lại hóa đơn chính xác chỉ với vài cú nhấp chuột.
Đó chỉ là một cách Security Health Plan có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Hãy liên lạc với Chương trình Bảo hiểm Y tế hôm nay và tìm hiểu thêm!
0 nhận xét:
Đăng nhận xét