Nhắc đến sự thành công của một doanh nghiệp, người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, trước cả nguồn vốn, tài chính… Điều đó khẳng định tâm quan trọng của công việc quản trị nhân sự, quản lý nguồn lực công ty, quản lý các nhân viên và các cán bộ khác trong doanh nghiệp.
Do đó, nhân sự hay nguồn lao động trong doanh nghiệp có vai trò hết sức to lớn và là yếu tố đặc biệt quan trọng quá trình hoạt động và sáng tạo của tổ chức. Và điều tất yếu để duy trì và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thì hoạt động quản lý hành chính nhân sự phải được ưu tiên hàng đầu.
Tuy nhiên hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam ít quan tâm, chủ quan và thậm chí lơ là công tác quản lý hành chính nhân sự. Và phòng hành chính nhân sự chưa thực sự hoạt động đúng với vai trò và tầm vóc của mình, gây lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc của doanh nghiệp.
Làm hành chính thì dễ, nhưng để có một cán bộ quản trị hành chính – nhân sự đúng nghĩa thì khó. Điều đó đòi hỏi người làm hành chính nhân sự phải hiểu sâu sắc thế nào là quản trị hành chính quản lý nhân sự.
Hiện nay, vẫn nhiều người có cái nhìn phiến diện, một chiều khi cho rằng quản lý nhân sự chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng nhân sự và trả lương cho nhân sự đó. Tuy nhiên, quản lý hành chính nhân sự cần được hiểu là toàn bộ các hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành và quản lý công tác thông tin trong cơ quan, đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.
Trong đó, các hoạt động quan trọng bao gồm phân tích công việc, tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự, đánh giá kết quả thực hiện công việc…
Cụ thể:
1. Công việc hành chính:
– Quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học;
– Tổ chức lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng và bản mềm);
– Cập nhật dữ liệu trong máy tính: thư đi, thư đến, hợp đồng…
– Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống;
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao.
-> Vì lẽ đó, một nhân viên hành chính cần phải có:
– Kỹ năng quản lý;
– Kỹ năng lập kế hoạch;
– Chịu được áp lực công việc;
– Sử dụng máy vi tính thành thạo;
– Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt. Cẩn thận, chịu khó, có tinh thần ham học hỏi;
– Năng động, sáng tạo, trung thực và hòa đồng;
– Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc theo nhóm và độc lập;
– Có kỹ năng quản lý.
2. Công việc nhân sự:
– Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng;
– Liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty;
– Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty;
– Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định;
– Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty;
– Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty;
– Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự;
– Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.
Vì lẽ đó, một nhân viên hành chính cần phải:
– Am hiểu Luật lao động, bảo hiểm, quy chế lương thưởng, ngày phép là yêu cầu bắt buộc;
– Có kinh nghiệm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo;
– Tính cách hướng ngoại, năng động, hòa đồng;
– Có khả năng xử lý tình huống tốt.
Ta có thể chia các hoạt động trong quản trị nhân sự ra làm 3 nhóm chính:
1. Hoạt động quản lý Bao gồm các hoạt động thiết kế và tổ chức công việc, hoạch định nguồn nhân lực, lựa chọn và bố trí nhân lực; theo dõi, quản lý công việc.
2. Hoạt động phát triển Bao gồm các hoạt động đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, hỗ trợ xây dựng nguồn nhân lực.
3. Hỗ trợ Bao gồm hoạt động xây dựng chính sách tiền lương, thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động… Như vậy, phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm đưa ra các chính sách và xây dựng cơ cấu, hệ thống trong việc quản trị nhân sự.
Chính vì có vai trò quan trọng như vậy mà công tác quản lý hành chính – nhân sự có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Người làm quản lý hành chính nhân sự tốt sẽ giúp người quản lý doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con người trong hoạt động của doanh nghiệp; giúp nhà quản lý tìm được cách đối xử của người tổ chức với người lao động; giúp nhà quản lý đánh giá được sự thực hiện công việc của nhân viên; xây dựng và quản lý hệ thống thù lao động; thiết lập và áp dụng các chính sách, phụ cấp, bảo hiểm xã hội…
Như vậy, thách thức của nghề quản lý hành chính – nhân sự càng lớn thì đòi hỏi đối với người làm quản lý nhân sự càng cao.
Những kỹ năng then chốt cần có khi làm việc nhóm
Làm việc nhóm (teamwork) là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, phát triển năng lực tiềm ẩn của tất cả các thành viên. Một mục tiêu lớn, một dự án lớn thường đòi hỏi nhiều người phối hợp công việc với nhau để đạt hiệu quả cao. Vì thế, làm việc nhóm trở thành một phương pháp làm việc quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp.
Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất chính là khả năng giao tiếp thuyết phục, bao gồm cả khả năng phát biểu thành thục, khéo léo và thẳng thắn lẫn khả năng tích cực lắng nghe với tư tưởng cởi mở.
Những kỹ năng về teamwork có liên quan tới thành công của tập thể như gắn kết với nhóm, ra quyết định trên tinh thần khách quan và đúng nguyên tắc, tư duy thông minh và tỉ mỉ, khả năng làm việc ăn ý với đồng đội, tính khiêm tốn cùng nền tảng kiến thức vững chắc và quan trọng nhất là không sợ bị quy trách nhiệm.
Dưới đây là một số kỹ năng then chốt cần có khi làm việc nhóm:
– Giao tiếp
Việc trở thành một thành viên làm việc ăn ý với nhóm bắt đầu và kết thúc ở kỹ năng giao tiếp. Điều quan trọng là các thành viên có thể trao đổi cởi mở và thành thật về các ý tưởng, đề xuất cũng như những băn khoăn với nhau. Ngoài ra, lắng nghe chăm chú và đáp lại bằng thông tin phản hồi hữu ích cũng là yếu tố sống còn.
– Gắn kết
Một kỹ năng thiết yếu khác là khả năng và mong muốn gắn kết với mục tiêu chung của nhóm. Tất cả những kỹ năng đồng đội khác đều vô dụng nếu tập thể đó thiếu sự gắn kết. Với tinh thần liên kết này, các thành viên sẽ sẵn lòng đảm nhận bất kì vai trò nào cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao, dù ở vị trí lãnh đạo hay thuộc cấp.
– Ra quyết định
Ra quyết định có trách nhiệm và hiệu quả là yếu tố then chốt đối với kỹ năng làm việc nhóm, bởi hầu hết mâu thuẫn nội bộ đều nảy sinh trong quá trình ra quyết định. Những đội/nhóm mạnh luôn sở hữu các thành viên có khả năng ra quyết định khách quan sau khi cân nhắc và thảo luận kỹ càng.
Bên cạnh đó, trở ngại chính với việc hợp tác thường là cảm giác sợ bị quy trách nhiệm. Điều này xuất hiện khi cả nhóm đưa ra một quyết định tồi mà hầu hết thành viên sẽ không chọn nếu đứng trên phương diện cá nhân. Khả năng tư duy thông minh và cặn kẽ trước lúc quyết định việc gì đó một cách am tường lẫn khách quan cũng là yêu cầu cần thiết để trở thành thành viên đắc lực trong nhóm.
Đánh giá thực hiện công việc với 7 phương pháp phổ biến
Đánh giá thực hiện công việc có vai trò rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh giúp lãnh đạo có cái nhìn chi tiết về năng lực làm việc của nhân viên, đánh giá thực hiện công việc còn giúp nhân viên kịp thời điều chỉnh hiệu suất, mục tiêu phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Phương pháp đánh giá thường phụ thuộc vào môi trường làm việc, loại hình doanh nghiệp và đặc điểm công việc của nhân viên.
Đánh giá thực hiện công việc quyết định việc khen thưởng, hình ảnh đội ngũ lao động và cơ hội phát triển. Vì vậy, các chương trình đánh giá cần khách quan và chính xác. Để thực hiện đánh giá thực hiện công việc, nhà quản lý cần thiết lập chỉ tiêu hiệu suất. Chỉ tiêu hiệu suất sẽ giúp nhân viên xác định những điều giúp họ đáp ứng hoặc vượt kỳ vọng của công ty.
Khái niệm của đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá công việc thực hiện là đo lường kết quả công việc thực hiện so với chỉ tiêu đề ra.
Vai trò của đánh giá thực hiện công việc
– Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó, các doanh nghiệp mới có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên.
– Giúp cho cán bộ nhân sự và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhân xét, đánh giá của người chỉ huy, lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình. Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin này cho nhân viên.
– Giúp cho các cán bộ nhân sự và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên.
7 phương pháp phổ biến dùng trong đánh giá thực hiện công việc
Có nhiều cách đánh giá thực hiện công việc, dưới đây là 7 phương pháp phổ biến:
1. Phương pháp xếp hạng danh mục (Weighted Checklist Methods)
– Quản lý cấp trên, Phòng nhân sự thiết lập danh mục các câu hỏi đánh giá cho từng vị trí.
– Các câu hỏi có thể được đánh giá giống hay khác điểm nhau.
Ví dụ:
• Tôn trọng lãnh đạo Có/Không
• Thực thi công việc được phân công Có/Không
• Thường xuyên mắc lỗi Có/Không
* Ưu điểm: Dễ đánh giá
* Nhược điểm:
• Tốn thời gian
• Khó tổng hợp, phân tích hay đánh giá mức độ hoàn thành công việc hay hành vi của từng nhân viên.
2. Phương pháp so sánh xếp hạng (Performance Ranking)
– Đánh giá nhân viên từ tốt nhất đến tệ nhất
– So sánh nhân viên với những người còn lại thay vì so sánh vơi tiêu chuẩn
– Người tốt nhất sẽ có điểm cao nhất
– Ưu điểm: Dễ dàng thực hiện, phù hợp với môi trường lao động giản đơn
– Nhược điểm:
• Khó so sánh mức độ hoàn thành công việc đối với các vị trí có nhiệm vụ khác nhau
• Khó liệt kê hết các công việc và hành vi
3. Phương pháp Phân phối bắt buộc (Incident Method)
– Đánh giá nhân viên trên cơ sở tỷ lệ bắt buộc nhất định
Ví dụ: 10% xuất sắc, 70% trung bình, 20% yếu
– Nhân viên xuất sắc được đề bạt tăng lương
– Nhân viên yếu: gia hạn tăng lương, xem xét chuyển đối công việc hoặc nghỉ việc
– Ưu điểm:
• Buộc quản lý phải ra quyết định nhằm xác định chính xác năng lực thực hiện của nhân viên
• Nâng cao năng lực đội ngũ lao động
– Nhược điểm:
• Làm tăng sự canh tranh thiếu lành mạnh
• Không khuyến khích tinh thần hợp tác, làm việc đồng đội
• Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc
• Gây những mối nghi ngại về tình trạng phân biệt tuổi tác, giới tính…
4. Phương pháp bảng điểm (Graphic Rating Scale)
– Phương pháp này được thiết kế dựa trên việc đánh giá như khối lượng, chất lượng, tinh thần thái độ và thực hiện nội quy.
– Mỗi yếu tố được đánh giá theo mức xuất sắc, tốt, khá, trung bình và yếu.
– Tổng hợp theo năm yếu tố trên, nhưng có thêm một số quy định như: nếu điểm trung bình là khá nhưng có một lĩnh vực yếu thì bị đánh giá yếu.
– Ưu điểm:
• Tập trung vào một số KPI trọng yếu trong công việc
• Dễ hiểu, dễ thực hiện
• Được sử dụng rộng rãi
– Nhược điểm:
• Nhiều hành vi và công việc không đạt yêu cầu nhưng không thể đánh giá
• Phụ thuộc nhiều vào tính chủ quan của người đánh giá
5. Phương pháp định lượng
– Bước 1: Xác định các yêu cầu chủ yếu để thực hiện công việc
– Bước 2: Phân loại từng yêu cầu theo các mức đánh giá: xuất sắc, khá, trung bình, yếu và kém. Mỗi mức đánh giá này phải có quy định rõ ràng. Ví dụ: Đối với yêu cầu chăm sóc tốt khách hàng thì mức độ khá nghĩa là không có khiếu nại, xuất sắc nghĩa là không có khiếu nại và được khách hàng cảm ơn.
– Bước 3: Đánh giá trọng số của từng yếu tố trong tổng các yếu tố
6. Phương pháp đánh giá 360 độ (360 feedback)
– Người đánh giá là cấp quản lý, nhân viên cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên tự đánh giá
– Không công khai tên người đánh giá
– Ưu điểm:
• Cho cái nhìn khách quan từ nhiều đối tượng và về mọi phương diện liên quan đến nhân viên
• Hữu ích khi đánh giá kỹ năng giao tiếp, làm việc đồng đội và chăm sóc khách hàng
– Nhược điểm:
• Đôi khi không chính xác do năng lực người đánh giá hạn chế
• Tiềm năng mâu thuẫn nội bộ
7. Phương pháp đánh giá theo mục tiêu (Management by Objectives)
– Xây dựng mục tiêu dựa trên sự đồng thuận giữa nhân viên và cấp quản lý
– Tập trung vào kết quả đã thực hiện thay vì cách thức thực hiện
– Cho phép nhân viên tính tự chủ cao nhất trong quá trình thực hiện công việc
– Thường được áp dụng ở cấp quản trị cao nhất của công ty hoặc đánh giá các bộ phận, đánh giá theo dự án hoặc đánh giá các công việc khó đo lường
– Ưu điểm:
Thích hợp cho tất cả các vị trí đặc biệt là vị trí quản lý, cấp chuyên viên và các công việc liên quan đến dự án.
– Nhược điểm:
• Nếu mục tiêu đưa ra không phù hợp thì sẽ tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp
• Cần phải có quá trình chuẩn bị và hướng dẫn phương pháp thiết lập mục tiêu và đánh giá.
4 kỹ năng mềm của doanh nhân thành công
Thành công không chỉ là đích đến mà là cả một quá trình. Để trở thành một doanh nhân giỏi, các kỹ năng mềm dưới đây rất hữu ích với bạn. Cách dễ dàng nhất để xây dựng lòng tin với người khác là thể hiện sự quan tâm đến họ. Và cách thực hiện điều này là hãy lắng nghe nhiều hơn. Người biết lắng nghe thường không suy nghĩ về những điều họ sẽ nói mà về những câu hỏi khơi gợi tiếp theo.
1. Lắng nghe: Vũ khí giao tiếp bí mật
Nhiều người cho rằng, khả năng giao tiếp tốt vô cùng quan trọng. Nhưng họ không biết, hầu hết các nhà truyền thông đều làm tốt việc mà rất nhiều người từng thất bại đó là: Biết lắng nghe.
Cách dễ dàng nhất để xây dựng lòng tin với người khác là thể hiện sự quan tâm đến họ. Và cách thực hiện điều này là hãy lắng nghe nhiều hơn. Người biết lắng nghe thường không suy nghĩ về những điều họ sẽ nói mà về những câu hỏi khơi gợi tiếp theo.
Ví dụ, “Hãy nói cho tôi biết thêm về điều đó được không?” thực sự là điểm cộng lớn trong mắt đối tác của bạn.
2. Hãy trách nhiệm: Dám nói, dám làm, dám chịu
Khi bạn làm sai, đừng bào chữa, cố tình bỏ qua hay đổ lỗi cho người khác. Thay vào đó, hãy chịu trách nhiệm và tự rút ra bài học cho lần sau.
Cũng như khi tham gia vào một dự án, nếu là người có trách nhiệm, bạn sẽ theo đuổi đến cùng, khi chắc chắn mọi việc được hoàn thành mà không có sai sót nào.
3. Tư duy sáng tạo: Xoay sở từ những gì mình có
Tư duy sáng tạo là tìm cách để giải quyết vấn đề với nguồn lực hạn chế. Người đầu bếp chính là một ví dụ tuyệt vời về khái niệm này.
Giả sử để chế biến được món ăn A, người đầu bếp cần phải có 10 loại nguyên liệu, nhưng vì một lí do nào họ chỉ có 7 loại trong số chúng. Liệu người này có để cho khách hàng nhịn đói hay thay đổi món ăn khác không? Không, một đầu bếp chuyên nghiệp sẽ tìm cách giải quyết vấn đề bằng cách dùng sự sáng tạo của mình để nấu món A chỉ với 7 nguyên liệu hiện có.
Những sáng tạo vĩ đại nhất thường được tạo ra bởi áp lực và từ đó biến nhược điểm thành ưu thế. Hãy tập trung vào những gì mình có và sau đó tạo ra sự khác biệt.
4. Cảm thông: Bước ra bên ngoài để kết nối bên trong
Dành thời gian tham gia vào các nhóm, tổ chức để có những trải nghiệm, từ đó bạn mới phát triển và xây dựng đức tính cảm thông. Bạn có thể tham gia các hoạt động tình nguyện, các khóa học, làm việc với các dự án phụ, tham dự các hội nghị hoặc các sự kiện văn hóa…
Khi làm điều này, chúng ta hiểu cách kết nối với người khác, nhìn nhận sự việc từ nhiều khía cạnh khác nhau. Từ đó áp dụng vào công việc, bạn sẽ cảm thấy làm việc nhóm thật tuyệt vời vì có thể thấu hiểu quan điểm đối phương.
Chúc các bạn thành công !
"QC" Cơ sở may đồng phục giá rẻ tphcm :Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18 ( Ms. Nguyệt )
Email: nguyethey@gmail.com
Website: https://maula.vn
SP: https://www.youtube.com/watch?v=VLUrkEZInDw
Bh: https://trungdan.com/may-dong-phuc-gia-re-tai-tphcm.html
Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
0 nhận xét:
Đăng nhận xét