Công Thức Phân Chia Đầu Việc Để Định Hướng Hiệu Quả
Bạn có thể phân công việc của bạn ra thành 4 loại theo phương pháp Eisenhower
Xem thêm: trungdan.com
+ Việc Quan Trọng Và Khẩn Cấp: Đây dường như là công việc khiến bạn khổ tâm nhất vì hạn đến sát và quan trọng, nên dường như không có kế hoạnh bạn sẽ dễ hoàn thành công việc với hiệu quả kém, hay nhiều lúc không hoàn thành được công việc.
+ Việc Quan Trọng Và Không Khẩn Cấp: Việc này những người giỏi thường ưu tiên xử lý, nó sẽ chiếm phần lớn thời gian trong ngày của họ. Tại sao ư…khi việc không gấp bạn làm việc sẽ thoải mái hơn, bạn có thời gian để suy ngẫm và tìm cách đạt hiệu quả cao nhất. [ theo một số nguồn tin thì việc này chiếm khoảng 70-80% làm việc của những người giỏi ]
+ Việc Khẩn Cấp Và Không Quan Trọng: Việc khẩn cấp và không quan trọng là thứ việc bạn cần làm luôn nhưng kết quả dù có thành công cũng không mang lại được nhiều lợi ích cho bạn, nhưng nếu không thành công cũng gây tổn thất ít nhiều cho bạn. Với đầu việc này bạn nên có 1 quỹ thời gian nhỏ dành cho nó hay bạn có thể tính toán để có người trợ giúp bạn làm việc đó. Bạn cũng có thể bàn giao cho ai đó làm giúp bạn.
+ Việc Không Khẩn Cấp Cũng Không Quan Trọng : Việc này có thể coi là đầu việc bạn làm cũng được và không làm cũng được, việc này tốt nhất bạn nên bàn giao cho người khác vì nó không gây ảnh hưởng cũng đem lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp của bạn.
Nếu có thể trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc bạn có thể dành thời gian phân chia những đầu việc cần làm theo sơ đồ trên đây. Và giờ sẽ giải thích cho bạn tại sao lại cần phải thực hiện nhiều hơn việc quan trọng và chưa khẩn cấp.
Những Việc Được Coi Là Quan Trọng Và Khẩn Cấp:
Xem thêm: Web chuyên nghiệp
+ Những Việc Không Lường Trước Được: Chăm sóc người ốm, sự cố với khách hàng…những việc này thường đến đột ngột và nếu không xử lý luôn bạn sẽ gặp vấn đề lớn theo sau.
+ Đoán trước được sẽ xảy ra: Những đầu việc này mặc dù biết trước nhưng không thể làm trước nhưng bạn có thể bố trí thời gian để có thể xử lý. VD: sinh nhật , cưới xin, giỗ chạp…
+ Có lộ trình nhưng tồn đọng do lười hay mải chơi mà giờ phải làm gấp: Bản chất của những đầu việc này là ở mục việc quan trọng mà chưa khẩn cấp và chính vì vậy khi dồn việc bạn có thể không hoàn thành được hoặc hoàn thành nhưng kết quả không như ý. VD: ôn thi cuối kỳ, làm báo cáo,…
Những Việc Được Coi Là Quan Trọng Và Chưa Khẩn Cấp:
Những việc như ôn thi cuối kỳ, làm báo cáo cho quý,…được coi là những việc quan trọng và chưa khẩn cấp. Những việc này thường không phải là khó mà do độ ì của bản thân, hay muốn thoải mái trong phút chốc mà bạn thường không bắt đầu làm được. Nó làm cho kế hoạch đưa ra không hoàn thành, và chính nó là nguyên nhân khiến bạn dần dần mất tự tin do không hoàn thành tốt được công việc. Chút nữa thôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để khắc phục.
Những Việc Được Coi Là Khẩn Cấp Nhưng Không Quan Trọng:
Những việc như bạn bè nhờ mua hộ chai nước, trả lời tin nhắn của người yêu, Nghe điện thoại chém gió của ai đấy. Những việc này dường như đến đột ngột và cũng tiêu tốn mất độ tập trung của bạn khi đang làm việc gì đó. Hãy học cách nói không, học cách ủy quyền cho người khác hay nếu bạn nghĩ bạn đang rảnh rỗi thì cũng không ngại. Nhưng quan trọng bạn không được để nó ảnh hưởng đến những việc quan trọng.
Những Việc Được Coi Là Không Khẩn Cấp Cũng Không Quan Trọng: nói là việc nghe sẽ hơi buồn cười nhưng nó sẽ là thời gian bạn mất dành cho giải trí. Việc bạn lướt facebook để đọc tin, bạn vào youtube để xem clip hài,luyện phim ngôn tình…Những việc này thường không mang lại lợi ích cho vấn đề công việc, nhưng có thể bạn sẽ có thêm 1 số kiến thức phụ để giao tiếp với mọi người được tốt hơn. Nếu thực sự dảnh rỗi hay street hãy xem. Và nhiều lúc bạn sẽ phải chống lại ham muốn được làm việc này.
Tạo Thói Quen Để Hình Thành Kỹ Năng Lên List Và CheckList Công Việc
Nguyên tắc 4s – 2 phút – 72h – 21 ngày:
Một nguyên tắc hết sức nổi tiếng mà bạn nên nhắc lại trong đầu thường xuyên để rèn luyện, chắc chắn bạn sẽ đạt kết quả tốt khi hình thành được thói quen nghĩ về nó.
4 giây: Hãy hít thở sâu 4s trước khi hành động hay đưa ra quyết định. Đây là nghiên cứu của Peter Bregman tác giả cuốn sách ” Luật 4s ” ở đây tác giả phân tích tại sao lại dày ra 4s để thở trước khi hành đông hay đưa ra quyết định. Khi ứng dụng phương pháp này bạn sẽ thấy sau khi hít thở 4s bạn như được truyền thêm sức mạnh để hành động. Nó giống như kích hoạt nút bắt đầu. Còn tại sao lại hít thở 4s trước khi ra quyết định giống như việc bạn hồi tưởng, lướt lại những ý niệm của mình xem nó đã chuẩn xác chưa. Có thể bạn sẽ đặt câu hỏi tại sao không hít thở lâu hơn hay suy nghĩ lâu hơn, điều này đôi lúc sẽ khiến bạn giao động, trong đầu bạn sẽ lại tránh đấu và khiến bạn không muốn đưa ra quyết định. Còn với 4s trong đầu bạn chỉ kịp đưa ra thông tin tốt nhất tại thời điểm bấy giờ.
2 phút: Hãy thực hiện ngay việc gì nếu nó ngốn chưa đến 2 phút của bạn VD: dọn lại cái bàn trước khi đi làm về, vứt đồ vào thùng rác, gọi điện cho mẹ báo cơm nhà, gọi điện cho đối tác hẹn lịch…Bạn hãy nghĩ lại có thể bạn sẽ bảo thôi ngày mai rồi đổ rác, ngày mai rồi gọi cho đối tác. Chính mỗi lần bạn như vậy bạn lại hình thành thói quen trì hoãn của mình. Mới đầu việc này dường như do bạn ngại, ngại phải gọi điện cho ông A, ngại phải đứng dậy lấy cốc nước. Nhưng hãy nghe. Luật 2 phút là luật thích hợp nhất để bạn rèn luyện lại những thói quen xấu của mình. khi bạn đã thoát được khỏi thói quen trì hoãn rồi bạn sẽ làm được rất nhiều việc mà người hay trì hoãn chỉ dám mơ tới.
72 giờ: theo Bodo Schaefer bạn đừng đặt ra nhiệm vụ gì kéo dài quá 72 giờ. Nếu bạn có một dự án bạn phải băm nhỏ dự án đó ra thành nhiều nhiệm vụ mỗi nhiệm vụ không quá 3 ngày. Nếu bạn đặt nhiệm vụ lớn tới 1 tuần bạn cũng dễ bị trì hoãn mà không muốn hoàn thành, đôi lúc tiềm thức khuyên bạn rằng thời gian còn dài để thực hiện và bạn sẽ ì ra không muốn làm. Vậy hãy đề ra nhiệm vụ không quá 3 ngày và cố gắng thực hiện nó luôn trức khi nó nguội.
21 ngày: 21 ngày theo các chuyên gia là thời gian đủ để hình thành một thói quen, và nếu bạn vượt qua 21 ngày tiềm thức sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc đó. VD: Bạn muốn mỗi ngày dành 1h đồng hồ để đọc sách. vậy bạn hãy thực hiện nhiệm vụ đó trong 21 ngày với bất kể lý do gì xảy ra. Sau 21 ngày bạn không còn khó khăn khi mở quyển sách ra đọc nữa.
10.000 giờ đồng hồ: Cái này nói thêm chứ không liên quan đến bài viết cho lắm. Rất nhiều phân tích đã chỉ ra rằng với 10.000 giờ luyện tập bạn sẽ trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó. Đây nghiên cứu thông kê từ rất nhiều vận động viên, doanh nhân hay chuyên gia trong một lĩnh vực.
Đo Lường Và Thúc Dục
Xem thêm: Cam kết ngay từ ban đầu của chúng tôi
để hoàn thành được và tạo thành kỹ năng quản lý công việc bạn không thể thiếu bước đo lường, checklist và có người kiểm tra hay thúc dục bạn.
+ Khi bạn hình thành được list đầu việc giống như rèn luyện thời gian đầu bạn không lên để list việc quá dày đặc, bạn nên chia ở mức có thể hoàn thành được rồi tăng dần lên.
+ Đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành thường xuyên. Việc đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành thường xuyên sẽ giúp bạn có thểm động lực đề hoàn thành những đầu việc tiếp theo.
+ Để buổi sáng xử lý đầu việc khó hay nhiều. Buổi sáng thường là buổi đầu óc linh lợi nhất bạn nên hoàn thành những việc khó hay nhiều để buổi chiều bạn làm việc thoải mái hơn, đôi lúc việc khó từ sáng bạn cũng sẽ có hướng để nhờ người giúp mình hoàn thành công việc dễ dàng hơn.
+ Băm nhỏ việc đến ngưỡng 45p. Thường băm nhỏ việc đến ngưỡng 45p có thể hoàn thành được, có thể do thói quen đi học cũng có thể do đồng hồ phân tiếng. nhưng nếu với những đầu việc cảm giác phải hoàn thành trong 3 tiếng cay sẽ tách nó thành 3, 4 nhiệm vụ con cho dễ đo lường và dễ làm.
+ Cuối giờ làm việc hay cuối ngày: hãy dành 20p-30p để xem lại những nhiệm vụ mình đã hoàn thành để lấy động lực cố gắng cho ngày hôm sau, xem có thể khắc phục thêm được vấn đề gì không và có thể lên list việc cho ngày hôm sau. Nếu bạn thấy list việc không hoàn thành được cũng đừng dồn việc sang ngày hôm sau, hãy coi đó là án phạt cho cuối tuần nghỉ ngơi của bạn. Và nếu được bạn nên tạo thưởng, phạt cho bản thân có động lực hơn.
Bạn cũng cần có người dám sát bạn trong thời gian đầu luyện tập, như đồng nghiệp, bạn, vợ…để bạn hình thành thói quen, thoát khỏi sự trì hoãn, khi bạn đã lên kế hoạch và hoàn thành được thường xuyên rồi bạn có thể tự mình checklist việc hàng ngày mà không cần ai hỗ trợ nữa.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét